Pentingnya Belajar Proses Manajemen Proyek

Tentu dalam sebuah manajemen Proyek pasti ada sebuah proses manajemen Proyek. Sebuah proses yang dimaksud adalah Serangkaian tindakan yang diarahkan untuk mencapai hasil tertentu. Berikut gambaran sebuah Proyek :

Dari kelompok proses diatas tentu adanya hubungan dengan bidang pengetahuan. Dimulai dari inisiasi proyek ( Tahap Awal ). Mengawali proyek meliputi pengidentifikasian dan memulai sebuah proyek baru atau fase proyek baru. Beberapa organisasi menggunakan fase pra-inisiasi, sementara yang lain memasukkan beberapa item seperti mengembangkan kasus bisnis sebagai bagian dari inisiasi. Tujuan utama adalah untuk secara resmi memilih dan memulai proyek. Dan Output utama meliputi:

  1. Menugaskan manajer proyek.
  2. Mengidentifikasi stakeholder utama.
  3. Menyelesaikan berkas bisnis.
  4. Menyelesaikan project charter dan mendapatkan tanda tangan untuk pelaksanaannya.

Tentu dalam inisiasi manajemen proyek pasti ada dokumen – dokumen didalamnya. Dokumen – dokumen yang biasanya dalam inisiasi manajemen proyek meliputi :

  1. Berkas Bisnis
  2. Dokumen yang dibuat oleh sponsor /project initiator  untuk memberikan kewenangan kepada para manajer menggunakan sumberdaya pada aktivitas-aktivitas proyek.
  3. dokumen apa yang diperlukan untuk memulai sebuah proyek untuk mengidentifikasi kebutuhan proyek, stakeholder, dan tujuan utama.

Apabila inisiasi manajemen sudah siap, selanjutnya masuk ke tahap perencanaan proyek.

Sebelum membahas perencanaan proyek, anda terlebih dahulu harus memahami apa itu perencanaan.  Perencanaan merupakan salah satu fungsi manajemen dalam merumuskan sasaran atau tujuan organisasi serta menetapkan strategi untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Perencanaan ada yang bersifat formal dan informal. Formal  jika sasaran jelas dan bentuknya tertulis, dirumuskan dalam suatu program  yang lebih terperinci          sehingga ada tindakan – tindakan  yang dilakukan         untuk mencapai sasaran tersebut. Sedangkan Informal jika sasarannya kurang jelas dan tidak tertulis dan tidak ada tindakan – tindakan dalam pencapaian program  sasaran tersebut.

Manfaat dari perencanaan adalah untuk membawa perusahaan ( organisasi ) darimana dia berada sekarang dan kemana seharusnya dia berada dimasa yang akan datang dalam kondisi yang lebih baik.

Tujuan utama perencanaan proyek adalah untuk mendukung eksekusi/pelaksanaan.Setiap bidang pengetahuan meliputi informasi perencanaan. Biasanya dalam perencanaan proyek Output utama termasuk dalam proyek  meliputi:

  1. Sebuah kontrak tim.
  2. Sebuah pernyataan ruang lingkup / cakupan.
  3. Sebuah struktur rincian pekerjaan (WBS).
  4. Sebuah jadwal proyek, dalam bentuk Gantt chart dengan semua hal-hal yang terkait dan sumber daya yang termasuk di dalamnya.
  5. Daftar prioritas risiko (bagian dari daftar risiko).

Dari tujuan tersebut Perencanaan memiliki hubungan dengan kinerja / fungsi manajemen yang dimana dengan perencanaan mampu  meningkatkan laba atau pendapatan atas kekayaan perusahaan lebih tinggi serta Produktivitas atau kinerja perusahaan meningkat karena adanya pelaksanaan yang sesuai dengan perencanaan.

Tentunya para manajer harus melakukan perencanaan pada sebuah proyek karena :

  1. Perencanan mampu memberi arah

Melalui perencanaan dimana ketika anggota organisasi tersebut  kemana akan diarahkan dan apa yang harus mereka sumbangkan untuk mencapai  sasaran yang efesien dan efektif tersebut maka mereka akan mengkoordinasikan dan bekerja sama dalam tim  guna mewujudkannya.

  1. Mengurangi dampak perubahan

Melalui perencanaan para manajer telah melakukan persiapan terhadap  dampak dari perubahan seperti bagaimana cara  mengantisipasi perubahan, mempertimbangkan dampak perubahan dan menyusun tanggapan yang tepat terhadap perubahan.

  1. Memperkecil pemborosan dan kelebihan

Dengan Perencanaan mampu mengurangi kegiatan – kegiatan yang tumpang tindih dan sia – sia karena sarana dan tujuan – tujuannya jelas, ketidakefesienan menjadi jelas sehingga dapat dikoreksi atau dihilangkan

  1. Menentukan standar yang digunakan dalam pengendalian

Dalam perencanaan perusahaan menentukan sasaran kemudian dalam fungsi pengendalian manajer melakukan perbandingan  kinerja aktual dengan sasaran tersebut, mengidentifikasikan setiap penyimpangan yang penting dan mengambil tindakan koreksi yang perlu 

Adapun faktor –faktor yang mempengaruhi dalam perencanaan

  1. Adanya tingkatan dalam organisasi

Adanya Tingkatan dalam organisasi yang dimaksud digambarkan seperti berikut :

2. Adanya Ketidakpastian lingkungan

Semakin besar ketidakpastian lingkungan seperti perubahan teknologi, perubahan sosial, ekonomi, hukum dan perubahan lingkungan yang lain maka semakin perlu rencana yang bersifat direksional/fleksibel dan penekanan pada jangka pendek

 

3. Adanya  Komitmen di Masa depan

Konsep Komitmen adalah rencana – rencana harus cukup jauh membentang untuk mencapai komitmen – komitmen yang telah dibuat sekarang artinya para manajer membuat perencanaan dimana dampak yang ditimbulkan dari keputusan – keputusan yang diambil sekarang.

Setelah Tahap Perencanaan Proyek sudah direncanakan dengan matang. Maka tentu ada proses Pelaksanaan Proyek. Pelaksanaan proyek biasanya membutuhkan waktu dan sumber daya yang sangat banyak. Manajer proyek harus menggunakan keterampilan kepemimpinan mereka untuk menangani berbagai tantangan yang terjadi selama pelaksanaan proyek. Banyak sponsor proyek dan pelanggan fokus pada produk akhir yang terkait dengan menyediakan produk,  jasa, atau hasil yang diinginkan dari proyek. Sebuah laporan perkembangan proyek dapat membantu agar tetap fokus pada penyelesaian aktivitas-aktivitas dalam suatu proyek.

Pada Saat Pelaksaan Proyek maka diperlukannnya Pengawasan dan Pengendalian Proyek yang Meliputi pengukuran kemajuan dalam mencapai tujuan proyek, pemantauan, penyimpangan dari rencana, dan mengambil tindakan korektif untuk menyelaraskan kemajuan dengan rencana. Mempengaruhi semua proses group lain dan terjadi di sepanjang fase-fase siklus hidup proyek. Output meliputi laporan kinerja, perubahan yang diinginkan, dan update berbagai rencana. Dan yang terakhir adalah pengakhiran proyek / penutupan proyek. Untuk mengakhiri / menutup proyek tentu Harus mendapatkan penerimaan/persetujuan dari para stakeholder dan pelanggan tentang produk dan jasa yang akan dihasilkan.

Bahkan jika proyek tidak selesai, mereka harus secara resmi ditutup dalam rangka untuk merefleksi apa yang dapat dipelajari untuk meningkatkan proyek-proyek di masa yang akan datang. Output meliputi arsip proyek dan pelajaran,  yang merupakan bagian dari aset proses organisasional. Sebagian besar proyek juga mewajibkan pembuatan laporan akhir dan presentasi kepada sponsor atau manajemen senior.

Dalam membuat proses manajemen Proyek anda dapat menggunakan salah satu aplikasi yaitu Microsoft Project. Tujuannya agar anda dapat mengelola projek sesuai keinginan dan tujuan anda. Berikut salah satu contoh Proses Projek pada Aplikasi Microsoft Project :

Demikian mengenai Proses Manajemen Proyek. Semoga bermanfaat.

Referensi :

  1. 2010. Information Technology Project  Management, Schwalbe Kathy, Thomson Course Technology 4th Edition for International Student Edition
  2. 2000. A Guide to the Project Management Body of Knowledge, Project Management Institute, Newtown Square, Pennsylvania USA
  3. 2013. Head First PMP, 3rd Edition, Jennifer Greene, Andrew Stellman, O’Reilly Media
  4. 2011. Abrar Husen,Ir.,MT., Manajemen Proyek: Perencanaan, Penjadwalan & Pengendalian Proyek, Edisi Revisi

 

Share dan Klik Salah Salah satu Iklan untuk Mensupport Website Ini :

Facebook instagram Twitter

Artikel Terkait

  • Manajemen Proyek

    05 March 2019

    Sebelum Membahas apa Itu Manajemen Proyek, mari pahami terlebih dahulu apa itu Proyek? Proyek merupakan sebuah usaha / pekerjaan sementara yang dilakukan untuk mencapai tujuan ( produk / hasil ) yang unik dalam jangka waktu tertentu.

  • Memahami Konteks Organisasi

    03 April 2019

    Apa itu Organisasi ? Organisasi merupakan Setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk sesuatu tujuan bersama dan terikat secara formal dimana selalu terdapat hubungan seorang/sekelompok orang yang disebut pimpinan dan seorang/sekelompok yang lain yang disebut bawahan.

  • Pentingnya Belajar Proses Manajemen Proyek

    08 May 2019

    Tentu dalam sebuah manajemen Proyek pasti ada sebuah proses manajemen Proyek. Sebuah proses yang dimaksud adalah Serangkaian tindakan yang diarahkan untuk mencapai hasil tertentu.

  • Proses Manajemen Integrasi Proyek

    17 June 2019

    Manajemen Integrasi Proyek yang baik merupakan kunci keseluruhan keberhasilan proyek. Untuk melakukan manajemen Integrasi proyek yang baik manajer proyek harus mengkoordinasikan semua bidang pengetahuan lainnya sepanjang siklus hidup proyek. Banyak manajer proyek baru yang mengalami kesulitan melihat gambaran besar dan ingin fokus pada detaul yang terlalu banyak. Dalam hal Teknologi Integrasi manajemen proyek tidak sama dengan integrasi software ( perangkat lunak )

  • Belajar Manajemen Lingkup Proyek

    24 June 2019

    Apa itu manajemen Lingkup Proyek ? Lingkup Proyek adalah sebuah lingkup yang mengacu pada semua pekerjaan yang dilakukan dalam menciptakan produk / hasil proyek termasuk proses yang digunakan untuk menciptakan produk / hasil tersebut. Jadi Manajemen Lingkup Proyek mencankup proses – proses yang terlibat dalam menentukan dan mengendalikan segala hal yang termasuk dalam proyek.

  • Pentingnya Belajar Manajemen Waktu Proyek

    01 July 2019

    Kenapa sih ada manajemen waktu proyek. Biasanya para manajer sering mengatakan bahwa melaksanakan proyek tepat waktu merupakan tantangan terbesar mereka. Masalah penjadwalan adalah penyebab utama konfliknya pada proyek – proyek. Selain itu gaya kerja individu dan perbedaaan budaya juga menyebabkan konflik waktu. Yang dimana sebagian orang memilih untuk bekerja sesuai jadwal dan memenuhi tenggang waktu sementara lainnya tidak. Biasanya budaya yang berbeda dan bahkan seluruh negara memiliki sikap yang berbeda tentang jadwal.

  • Belajar Manajemen Biaya Proyek

    08 July 2019

    Sebelum Membahas apa itu Manajemen Biaya Proyek. Anda harus mengentahui apa yang dimaksud biaya. Biaya merupakan sumber daya atau anggaran yang digunkanan untuk mencapai tujuan tertentu. Biaya biasanya diukur dalam satuan moneter seperti dolar atau rupiah. Jadi Manajemen Biaya proyek meliputi bagaimana proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek akan selesai dan sesuai dengan alokasi anggaran yang telah disetujui.

  • Belajar Mengenai Manajemen Kualitas Proyek

    15 July 2019

    Seberapa Pentingkah Manajemen Kualitas Proyek?. Sebelum membahas itu anda harus memahami apa itu Mutu / Kualitas. International Organization for Standardization ( ISO) Mendefinisikan Mutu sebagai tingkatan dimana seperangkat karakterisitk yang melekat memenuhi persyaratan – persyaratan yang ada “ ( ISO9000:2001 ). Sedangkan ahli lain mendefinisikan mutu berdasarkan kesesuai dengan persyaratan seperi proses proyek dan produk sesuai dengan spesifikasi yang ditulis. Ada juga mutu didefinisikan sebagai kemampuan untuk menggunakan produk dapat digunakan sebagaimana direncanakan. Jadi Pada Manajemen Kualitas Proyek memastikan bahwa proyek akan memenuhi kebutuhan yang dibuat.

  • Belajar Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek

    22 July 2019

    Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek adalah pengelolaan pemberdayaan yang paling efektif bagi orang – orang yang terlibat dalam sebuah proyek. Adapun Proses – Proses Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek yang meliputi Mengembangkan Rencana Sumber Daya Manusia / Plan Human Resource Management , Memperoleh Tim Proyek / Acquire Project Team , Mengembangkan Tim Proyek / Develop Project Team , Mengelola Tim Proyek / Manage Project Team

  • Cara Manajemen Komunikasi Proyek yang Baik

    29 July 2019

    Komunikasi yang baik sangat penting dalam manajemen. Pada proyek ancaman terbesar bagi kebanyakan proyek adalah kegagalan dalam berkomunikasi dan budaya tersebut tidak mencerminkan para profesional bidang TI sebagai komunikator yang baik. Adapun penelitian yang menunjukkan bahwa para profesional TI harus dapat berkomunikasi secara efekti agar bisa berhasil dalam posisinya. Jadi Keterampilan verbal atau komunikasi yang kuat merupakan faktor kunci dalam pengembangan karir bagi para profesional TI.

  • Pentingnya Belajar Manajemen Risiko Proyek

    05 August 2019

    Sebagai Manajer Proyek Risiko itu sangat penting diperhitungkan. Maka dari itu adanya Manajemen Resiko Proyek. Manajemen risiko proyek adalah seni dan ilmu untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan menanggapi risiko selama pelaksanaan proyek dengan melakukan hal – hal terbaik untuk mencapai tujuan proyek. Banyak manajemen resiko sering tidak diperhatikan dalam proyek padahal sesungguhnya apabila diperhatikan maka dapat meningkatkan proyek karen membantu dalam memilih proyek yang baik serta menentukan ruang lingkup proyek dan mengembangkan perkiraan yang realistis.

  • Cara Manajemen Pengadaan Proyek yang baik

    12 August 2019

    Sebelum membahas Manajemen Pengadaan Proyek. Disini anda harus memahami apa itu pengadaan sebagai contoh pengadaan barang merupakan proses memperloeh barang atau jasa dari sumber / rekanan luar istilahnya hampir termasuk pembelian dan outsourcing. Untuk saat ini para ahli memperkirakan bahwa pengeluaran global pada perangkat lunak dan jasa komputer akan terus tumbuh. Pada Indonesia Kegiatan pengadaan yang diselenggarakan oleh pemerintah diatur dalam Perpres No. 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah, sekarang No. 70 Tahun 2012.

  • Belajar Manajemen Stakeholder Proyek

    19 August 2019

    Sebelum Membahas mengenai Manajemen Stackholder Proyek tentu anda harus memahami apa itu stakeholder. Stakeholder merupakan orang – orang yang terlibat dalam dan atau dipengaruhi oleh kegiatan – kegiatanya proyek

Kategori Artikel

Follow Us :