Daftar Isi :
- Proses Manajemen Proyek
- Gambaran Manajemen Proyek
- Tingkatan dalam Organisasi
- Tampilan Microsoft Project
Tentu dalam sebuah manajemen Proyek pasti ada sebuah proses manajemen Proyek. Sebuah proses yang dimaksud adalah Serangkaian tindakan yang diarahkan untuk mencapai hasil tertentu. Berikut gambaran sebuah Proyek :
Dari kelompok proses diatas tentu adanya hubungan dengan bidang pengetahuan. Dimulai dari inisiasi proyek ( Tahap Awal ). Mengawali proyek meliputi pengidentifikasian dan memulai sebuah proyek baru atau fase proyek baru. Beberapa organisasi menggunakan fase pra-inisiasi, sementara yang lain memasukkan beberapa item seperti mengembangkan kasus bisnis sebagai bagian dari inisiasi. Tujuan utama adalah untuk secara resmi memilih dan memulai proyek. Dan Output utama meliputi:
- Menugaskan manajer proyek.
- Mengidentifikasi stakeholder utama.
- Menyelesaikan berkas bisnis.
- Menyelesaikan project charter dan mendapatkan tanda tangan untuk pelaksanaannya.
Tentu dalam inisiasi manajemen proyek pasti ada dokumen – dokumen didalamnya. Dokumen – dokumen yang biasanya dalam inisiasi manajemen proyek meliputi :
- Berkas Bisnis
- Dokumen yang dibuat oleh sponsor /project initiator untuk memberikan kewenangan kepada para manajer menggunakan sumberdaya pada aktivitas-aktivitas proyek.
- dokumen apa yang diperlukan untuk memulai sebuah proyek untuk mengidentifikasi kebutuhan proyek, stakeholder, dan tujuan utama.
Apabila inisiasi manajemen sudah siap, selanjutnya masuk ke tahap perencanaan proyek.
Sebelum membahas perencanaan proyek, anda terlebih dahulu harus memahami apa itu perencanaan. Perencanaan merupakan salah satu fungsi manajemen dalam merumuskan sasaran atau tujuan organisasi serta menetapkan strategi untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Perencanaan ada yang bersifat formal dan informal. Formal jika sasaran jelas dan bentuknya tertulis, dirumuskan dalam suatu program yang lebih terperinci sehingga ada tindakan – tindakan yang dilakukan untuk mencapai sasaran tersebut. Sedangkan Informal jika sasarannya kurang jelas dan tidak tertulis dan tidak ada tindakan – tindakan dalam pencapaian program sasaran tersebut.
Manfaat dari perencanaan adalah untuk membawa perusahaan ( organisasi ) darimana dia berada sekarang dan kemana seharusnya dia berada dimasa yang akan datang dalam kondisi yang lebih baik.
Tujuan utama perencanaan proyek adalah untuk mendukung eksekusi/pelaksanaan.Setiap bidang pengetahuan meliputi informasi perencanaan. Biasanya dalam perencanaan proyek Output utama termasuk dalam proyek meliputi:
- Sebuah kontrak tim.
- Sebuah pernyataan ruang lingkup / cakupan.
- Sebuah struktur rincian pekerjaan (WBS).
- Sebuah jadwal proyek, dalam bentuk Gantt chart dengan semua hal-hal yang terkait dan sumber daya yang termasuk di dalamnya.
- Daftar prioritas risiko (bagian dari daftar risiko).
Dari tujuan tersebut Perencanaan memiliki hubungan dengan kinerja / fungsi manajemen yang dimana dengan perencanaan mampu meningkatkan laba atau pendapatan atas kekayaan perusahaan lebih tinggi serta Produktivitas atau kinerja perusahaan meningkat karena adanya pelaksanaan yang sesuai dengan perencanaan.
Tentunya para manajer harus melakukan perencanaan pada sebuah proyek karena :
- Perencanan mampu memberi arah
Melalui perencanaan dimana ketika anggota organisasi tersebut kemana akan diarahkan dan apa yang harus mereka sumbangkan untuk mencapai sasaran yang efesien dan efektif tersebut maka mereka akan mengkoordinasikan dan bekerja sama dalam tim guna mewujudkannya.
- Mengurangi dampak perubahan
Melalui perencanaan para manajer telah melakukan persiapan terhadap dampak dari perubahan seperti bagaimana cara mengantisipasi perubahan, mempertimbangkan dampak perubahan dan menyusun tanggapan yang tepat terhadap perubahan.
- Memperkecil pemborosan dan kelebihan
Dengan Perencanaan mampu mengurangi kegiatan – kegiatan yang tumpang tindih dan sia – sia karena sarana dan tujuan – tujuannya jelas, ketidakefesienan menjadi jelas sehingga dapat dikoreksi atau dihilangkan
- Menentukan standar yang digunakan dalam pengendalian
Dalam perencanaan perusahaan menentukan sasaran kemudian dalam fungsi pengendalian manajer melakukan perbandingan kinerja aktual dengan sasaran tersebut, mengidentifikasikan setiap penyimpangan yang penting dan mengambil tindakan koreksi yang perlu
Adapun faktor –faktor yang mempengaruhi dalam perencanaan
- Adanya tingkatan dalam organisasi
Adanya Tingkatan dalam organisasi yang dimaksud digambarkan seperti berikut :
2. Adanya Ketidakpastian lingkungan
Semakin besar ketidakpastian lingkungan seperti perubahan teknologi, perubahan sosial, ekonomi, hukum dan perubahan lingkungan yang lain maka semakin perlu rencana yang bersifat direksional/fleksibel dan penekanan pada jangka pendek
3. Adanya Komitmen di Masa depan
Konsep Komitmen adalah rencana – rencana harus cukup jauh membentang untuk mencapai komitmen – komitmen yang telah dibuat sekarang artinya para manajer membuat perencanaan dimana dampak yang ditimbulkan dari keputusan – keputusan yang diambil sekarang.
Setelah Tahap Perencanaan Proyek sudah direncanakan dengan matang. Maka tentu ada proses Pelaksanaan Proyek. Pelaksanaan proyek biasanya membutuhkan waktu dan sumber daya yang sangat banyak. Manajer proyek harus menggunakan keterampilan kepemimpinan mereka untuk menangani berbagai tantangan yang terjadi selama pelaksanaan proyek. Banyak sponsor proyek dan pelanggan fokus pada produk akhir yang terkait dengan menyediakan produk, jasa, atau hasil yang diinginkan dari proyek. Sebuah laporan perkembangan proyek dapat membantu agar tetap fokus pada penyelesaian aktivitas-aktivitas dalam suatu proyek.
Pada Saat Pelaksaan Proyek maka diperlukannnya Pengawasan dan Pengendalian Proyek yang Meliputi pengukuran kemajuan dalam mencapai tujuan proyek, pemantauan, penyimpangan dari rencana, dan mengambil tindakan korektif untuk menyelaraskan kemajuan dengan rencana. Mempengaruhi semua proses group lain dan terjadi di sepanjang fase-fase siklus hidup proyek. Output meliputi laporan kinerja, perubahan yang diinginkan, dan update berbagai rencana. Dan yang terakhir adalah pengakhiran proyek / penutupan proyek. Untuk mengakhiri / menutup proyek tentu Harus mendapatkan penerimaan/persetujuan dari para stakeholder dan pelanggan tentang produk dan jasa yang akan dihasilkan.
Bahkan jika proyek tidak selesai, mereka harus secara resmi ditutup dalam rangka untuk merefleksi apa yang dapat dipelajari untuk meningkatkan proyek-proyek di masa yang akan datang. Output meliputi arsip proyek dan pelajaran, yang merupakan bagian dari aset proses organisasional. Sebagian besar proyek juga mewajibkan pembuatan laporan akhir dan presentasi kepada sponsor atau manajemen senior.
Dalam membuat proses manajemen Proyek anda dapat menggunakan salah satu aplikasi yaitu Microsoft Project. Tujuannya agar anda dapat mengelola projek sesuai keinginan dan tujuan anda. Berikut salah satu contoh Proses Projek pada Aplikasi Microsoft Project :
Demikian mengenai Proses Manajemen Proyek. Semoga bermanfaat.
Referensi :
- 2010. Information Technology Project Management, Schwalbe Kathy, Thomson Course Technology 4th Edition for International Student Edition
- 2000. A Guide to the Project Management Body of Knowledge, Project Management Institute, Newtown Square, Pennsylvania USA
- 2013. Head First PMP, 3rd Edition, Jennifer Greene, Andrew Stellman, O’Reilly Media
- 2011. Abrar Husen,Ir.,MT., Manajemen Proyek: Perencanaan, Penjadwalan & Pengendalian Proyek, Edisi Revisi