Belajar Manajemen Lingkup Proyek

Apa itu manajemen Lingkup Proyek ? Lingkup Proyek adalah sebuah lingkup yang mengacu pada semua pekerjaan yang dilakukan dalam menciptakan produk / hasil proyek termasuk proses yang digunakan untuk menciptakan produk / hasil tersebut. Jadi Manajemen Lingkup Proyek mencankup proses – proses yang terlibat dalam menentukan dan mengendalikan segala hal yang termasuk dalam proyek. Adapun Proses – Proses Manajemen Lingkup Proyek :

  1. Merencanakan Lingkup Manajemen Proyek ( Plan Scope Management )
  2. Mengumpulkan Persyaratan / Kebutuan ( Collect Requirment )
  3. Menentukan / Mendefinisikan lingkup/cakupan ( Define Scope )
  4. Menciptakan WBS ( Create WBS )
  5. Menverifikasi Lingkup ( Validate Scope )
  6. Lingkup Kontrol ( Control Scope )

Merencanakan Lingkup Manajemen Proyek

Merencanakan Lingkup Manajemen Proyek yang dimaksud adalah mencangkup perencanaan proses yang terlibat dalam menentukan dan mengendalikan segala hal yang termasuk dalam proyek.

Mengumpulan Persyaratan / Kebutuan

Merupakan proses mendefinisikan dan mendokumentasikan kebutuhan para stakeholder untuk mememnuhi tujuan proyek biasanya berupa persyaratan dokumentasi. Pengumpulan persyaratan lingkup ini adalah dokumen yang memuat deskripsi tentang bagaimana tim akan mempersiapkan pernyataan lingkup proyek, membuat ( Work Breakdown Structure ), menverifikasi penyelesaian project deliverable ( produk yang dihasilkan ) dan permintaan kontrol perubahan lingkup proyek.

Biasanya dalam mengumpulkan persyarata masukan – masukan utama meliputi piagam/ dokumen proyek dan rencana manajemen proyek.

Menentukan / Mendefinisikan lingkup/cakupan ( Define Scope )

Mendefinisikan Lingkup yang dimaksud Anda harus mengetahui pernyataan lingkup awal, piagam proyek , aset proses organisasi dan perubahan permintaan yang telah disetujui sebagai dasar untuk membuat sebuah pernyataan lingkup proyek. Biasanya berjalannya waktu ruang linkup proyek harus lebih jelas dan lebih spesifik. Sebagai Contoh adanya proyek charter yaitu Peningkatan mutu yang mungkin mempengaruhi server.

Maka Pernyataan Lingkup awal pada Server jika terjadi penambahan server dibutuhkan untuk mendukung proyek ini, mereka harus bisa menyediakan sesuai dengan server yang sudah ada. Jika ini lebih ekonomis untuk meningkatkan server yang ada, deskripsi detail dari peningkatan harus diserahkan ke CEO untuk persetujuan. Tambahkan Rincian perencanaan yang menjeleaskan server dan lokasinya paling lambat 2 minggu sebelum instalasi.

Dari pernyataan lingkup awal tersebut selanjutnya membuat pernyataan lingkup proyek seperti :

Proyek ini akan membutuhkan pengadaan server baru untuk mendukung web, jaringan , database dan aplikasi dan fungsi mencetak ( print). Rincian penjelasan dari server ini disediakan dalam brosur bersama dengan menjelaskan rencana mana akan diletakkan.

Menciptakan WBS ( Work Break Structure )

Work Breakdown Structure adalah pengelompokan berorientasi deliverable pada pekerjaan yang dilaksanakan dalam proyek yang mendefinisikan ruang lingkup keseluruhan proyek. Sebuah WBS adalah dokumen yang menyediakan dasar untuk perencanaan dan pengelolaan jadwal proyek, biaya , sumber daya dan perubahan.

Salah satunya melakukan dekomposisi membagi deliverable proyek menjadi bagian – bagian yang lebih kecil. Berikut contoh Ciptaan WBS :

untuk menciptakan WBS anda harus mendefinisikan sebuah unit kerja dalam satu tempat WBS. Jumlah elemen WBS dibawahnya merukapan isi pekerjaan item WBS tersebut. Sebuah Item WBS adalah tanggung jawab seorang individu meskipun banyak orang / mungkin bekerja diatasnya.

Dan WBS harus bersifat konsisten dengan cara dimana pekerjaan tersebut hendak dilaksanan dan harus melayani tim terlebih dahulu serta tujuan – tujuan lain jika bersifat praktis. Pada Anggota Tim proyek harus berpartisipasi dalam mengembagkan WBS untuk memastikan konsistensinya. Jadi Setiap elemen WBS dipastikan akurat tentang ruang lingkup pekerjaannya yang termasuk dan yang tidak termasuk didalamnya.

Selain itu WBS harus menjadi alat yang feksibel untuk mengakomodasi perubahan yang tak terhindarkan dan juga mempertahankan kontrol yang memadai dari isi pekerjaan dalam lingkup proyek sesuai dengan instruksi. Dengan memperhatikan Tanggung Jawab , Tugas dan Matriks dalam lingkup proyek memudahkan dalam melakukan pebuatan WBS seperti tampilan berikut :

Memverifikasi Lingkup

Proses ini merupakan tahap yang lebih sulit daripada membuat pernyataan lingkup dan WBS pada sebuah proyek yang bagaimana meminimalisis perubahan lingkup. Banya proyek TI mengalami scope creep ( perubahan cakupan ) dan verifikasi Lingkup yang kurang baik.

Mengontrol Lingkup / Cakupan

Mengontrol lingkup yang dimaksud meliput pengendalian perubahan – perubahan terhadap lingkup proyek. Dengan adanya control lingkup ini bertujuan untuk mempengaruhi faktor – faktor yang menyebabkan perubahan lingkup dan memastikan perubahan yang diproses sesuai dengan prosedur yang dikembangkan sebagai bagian dari kontrol perubahan yang terintegrasi. Selian itu bertujuan untuk mengelola perubahan jika memang terjadi.

Dengan mengontrol lingkup maka akan secara tidak langsung membuat Varians maka dapat mengontrol perbedaan antara kinerja yang dierencanakan dan yang ditunjukkan.

Demikian pembahasan mengenai manajemen Lingkup Proyek. Semoga bermanfaat

Referensi :

  1. 2010. Information Technology Project  Management, Schwalbe Kathy, Thomson Course Technology 4th Edition for International Student Edition
  2. 2000. A Guide to the Project Management Body of Knowledge, Project Management Institute, Newtown Square, Pennsylvania USA
  3. 2013. Head First PMP, 3rd Edition, Jennifer Greene, Andrew Stellman, O’Reilly Media
  4. 2011. Abrar Husen,Ir.,MT., Manajemen Proyek: Perencanaan, Penjadwalan & Pengendalian Proyek, Edisi Revisi

Share dan Klik Salah Salah satu Iklan untuk Mensupport Website Ini :

Facebook instagram Twitter

Artikel Terkait

  • Manajemen Proyek

    05 March 2019

    Sebelum Membahas apa Itu Manajemen Proyek, mari pahami terlebih dahulu apa itu Proyek? Proyek merupakan sebuah usaha / pekerjaan sementara yang dilakukan untuk mencapai tujuan ( produk / hasil ) yang unik dalam jangka waktu tertentu.

  • Memahami Konteks Organisasi

    03 April 2019

    Apa itu Organisasi ? Organisasi merupakan Setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk sesuatu tujuan bersama dan terikat secara formal dimana selalu terdapat hubungan seorang/sekelompok orang yang disebut pimpinan dan seorang/sekelompok yang lain yang disebut bawahan.

  • Pentingnya Belajar Proses Manajemen Proyek

    08 May 2019

    Tentu dalam sebuah manajemen Proyek pasti ada sebuah proses manajemen Proyek. Sebuah proses yang dimaksud adalah Serangkaian tindakan yang diarahkan untuk mencapai hasil tertentu.

  • Proses Manajemen Integrasi Proyek

    17 June 2019

    Manajemen Integrasi Proyek yang baik merupakan kunci keseluruhan keberhasilan proyek. Untuk melakukan manajemen Integrasi proyek yang baik manajer proyek harus mengkoordinasikan semua bidang pengetahuan lainnya sepanjang siklus hidup proyek. Banyak manajer proyek baru yang mengalami kesulitan melihat gambaran besar dan ingin fokus pada detaul yang terlalu banyak. Dalam hal Teknologi Integrasi manajemen proyek tidak sama dengan integrasi software ( perangkat lunak )

  • Belajar Manajemen Lingkup Proyek

    24 June 2019

    Apa itu manajemen Lingkup Proyek ? Lingkup Proyek adalah sebuah lingkup yang mengacu pada semua pekerjaan yang dilakukan dalam menciptakan produk / hasil proyek termasuk proses yang digunakan untuk menciptakan produk / hasil tersebut. Jadi Manajemen Lingkup Proyek mencankup proses – proses yang terlibat dalam menentukan dan mengendalikan segala hal yang termasuk dalam proyek.

  • Pentingnya Belajar Manajemen Waktu Proyek

    01 July 2019

    Kenapa sih ada manajemen waktu proyek. Biasanya para manajer sering mengatakan bahwa melaksanakan proyek tepat waktu merupakan tantangan terbesar mereka. Masalah penjadwalan adalah penyebab utama konfliknya pada proyek – proyek. Selain itu gaya kerja individu dan perbedaaan budaya juga menyebabkan konflik waktu. Yang dimana sebagian orang memilih untuk bekerja sesuai jadwal dan memenuhi tenggang waktu sementara lainnya tidak. Biasanya budaya yang berbeda dan bahkan seluruh negara memiliki sikap yang berbeda tentang jadwal.

  • Belajar Manajemen Biaya Proyek

    08 July 2019

    Sebelum Membahas apa itu Manajemen Biaya Proyek. Anda harus mengentahui apa yang dimaksud biaya. Biaya merupakan sumber daya atau anggaran yang digunkanan untuk mencapai tujuan tertentu. Biaya biasanya diukur dalam satuan moneter seperti dolar atau rupiah. Jadi Manajemen Biaya proyek meliputi bagaimana proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek akan selesai dan sesuai dengan alokasi anggaran yang telah disetujui.

  • Belajar Mengenai Manajemen Kualitas Proyek

    15 July 2019

    Seberapa Pentingkah Manajemen Kualitas Proyek?. Sebelum membahas itu anda harus memahami apa itu Mutu / Kualitas. International Organization for Standardization ( ISO) Mendefinisikan Mutu sebagai tingkatan dimana seperangkat karakterisitk yang melekat memenuhi persyaratan – persyaratan yang ada “ ( ISO9000:2001 ). Sedangkan ahli lain mendefinisikan mutu berdasarkan kesesuai dengan persyaratan seperi proses proyek dan produk sesuai dengan spesifikasi yang ditulis. Ada juga mutu didefinisikan sebagai kemampuan untuk menggunakan produk dapat digunakan sebagaimana direncanakan. Jadi Pada Manajemen Kualitas Proyek memastikan bahwa proyek akan memenuhi kebutuhan yang dibuat.

  • Belajar Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek

    22 July 2019

    Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek adalah pengelolaan pemberdayaan yang paling efektif bagi orang – orang yang terlibat dalam sebuah proyek. Adapun Proses – Proses Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek yang meliputi Mengembangkan Rencana Sumber Daya Manusia / Plan Human Resource Management , Memperoleh Tim Proyek / Acquire Project Team , Mengembangkan Tim Proyek / Develop Project Team , Mengelola Tim Proyek / Manage Project Team

  • Cara Manajemen Komunikasi Proyek yang Baik

    29 July 2019

    Komunikasi yang baik sangat penting dalam manajemen. Pada proyek ancaman terbesar bagi kebanyakan proyek adalah kegagalan dalam berkomunikasi dan budaya tersebut tidak mencerminkan para profesional bidang TI sebagai komunikator yang baik. Adapun penelitian yang menunjukkan bahwa para profesional TI harus dapat berkomunikasi secara efekti agar bisa berhasil dalam posisinya. Jadi Keterampilan verbal atau komunikasi yang kuat merupakan faktor kunci dalam pengembangan karir bagi para profesional TI.

  • Pentingnya Belajar Manajemen Risiko Proyek

    05 August 2019

    Sebagai Manajer Proyek Risiko itu sangat penting diperhitungkan. Maka dari itu adanya Manajemen Resiko Proyek. Manajemen risiko proyek adalah seni dan ilmu untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan menanggapi risiko selama pelaksanaan proyek dengan melakukan hal – hal terbaik untuk mencapai tujuan proyek. Banyak manajemen resiko sering tidak diperhatikan dalam proyek padahal sesungguhnya apabila diperhatikan maka dapat meningkatkan proyek karen membantu dalam memilih proyek yang baik serta menentukan ruang lingkup proyek dan mengembangkan perkiraan yang realistis.

  • Cara Manajemen Pengadaan Proyek yang baik

    12 August 2019

    Sebelum membahas Manajemen Pengadaan Proyek. Disini anda harus memahami apa itu pengadaan sebagai contoh pengadaan barang merupakan proses memperloeh barang atau jasa dari sumber / rekanan luar istilahnya hampir termasuk pembelian dan outsourcing. Untuk saat ini para ahli memperkirakan bahwa pengeluaran global pada perangkat lunak dan jasa komputer akan terus tumbuh. Pada Indonesia Kegiatan pengadaan yang diselenggarakan oleh pemerintah diatur dalam Perpres No. 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah, sekarang No. 70 Tahun 2012.

  • Belajar Manajemen Stakeholder Proyek

    19 August 2019

    Sebelum Membahas mengenai Manajemen Stackholder Proyek tentu anda harus memahami apa itu stakeholder. Stakeholder merupakan orang – orang yang terlibat dalam dan atau dipengaruhi oleh kegiatan – kegiatanya proyek

Kategori Artikel

Follow Us :