Daftar Isi :
- Manajemen Lingkup Proyek
- Work Breakdown Structure
- Work Breakdown Structure Intranet
- Pembagian Tugas Tanggung Jawab dalam work Breakdown Structure
Apa itu manajemen Lingkup Proyek ? Lingkup Proyek adalah sebuah lingkup yang mengacu pada semua pekerjaan yang dilakukan dalam menciptakan produk / hasil proyek termasuk proses yang digunakan untuk menciptakan produk / hasil tersebut. Jadi Manajemen Lingkup Proyek mencankup proses – proses yang terlibat dalam menentukan dan mengendalikan segala hal yang termasuk dalam proyek. Adapun Proses – Proses Manajemen Lingkup Proyek :
- Merencanakan Lingkup Manajemen Proyek ( Plan Scope Management )
- Mengumpulkan Persyaratan / Kebutuan ( Collect Requirment )
- Menentukan / Mendefinisikan lingkup/cakupan ( Define Scope )
- Menciptakan WBS ( Create WBS )
- Menverifikasi Lingkup ( Validate Scope )
- Lingkup Kontrol ( Control Scope )
Merencanakan Lingkup Manajemen Proyek
Merencanakan Lingkup Manajemen Proyek yang dimaksud adalah mencangkup perencanaan proses yang terlibat dalam menentukan dan mengendalikan segala hal yang termasuk dalam proyek.
Mengumpulan Persyaratan / Kebutuan
Merupakan proses mendefinisikan dan mendokumentasikan kebutuhan para stakeholder untuk mememnuhi tujuan proyek biasanya berupa persyaratan dokumentasi. Pengumpulan persyaratan lingkup ini adalah dokumen yang memuat deskripsi tentang bagaimana tim akan mempersiapkan pernyataan lingkup proyek, membuat ( Work Breakdown Structure ), menverifikasi penyelesaian project deliverable ( produk yang dihasilkan ) dan permintaan kontrol perubahan lingkup proyek.
Biasanya dalam mengumpulkan persyarata masukan – masukan utama meliputi piagam/ dokumen proyek dan rencana manajemen proyek.
Menentukan / Mendefinisikan lingkup/cakupan ( Define Scope )
Mendefinisikan Lingkup yang dimaksud Anda harus mengetahui pernyataan lingkup awal, piagam proyek , aset proses organisasi dan perubahan permintaan yang telah disetujui sebagai dasar untuk membuat sebuah pernyataan lingkup proyek. Biasanya berjalannya waktu ruang linkup proyek harus lebih jelas dan lebih spesifik. Sebagai Contoh adanya proyek charter yaitu Peningkatan mutu yang mungkin mempengaruhi server.
Maka Pernyataan Lingkup awal pada Server jika terjadi penambahan server dibutuhkan untuk mendukung proyek ini, mereka harus bisa menyediakan sesuai dengan server yang sudah ada. Jika ini lebih ekonomis untuk meningkatkan server yang ada, deskripsi detail dari peningkatan harus diserahkan ke CEO untuk persetujuan. Tambahkan Rincian perencanaan yang menjeleaskan server dan lokasinya paling lambat 2 minggu sebelum instalasi.
Dari pernyataan lingkup awal tersebut selanjutnya membuat pernyataan lingkup proyek seperti :
Proyek ini akan membutuhkan pengadaan server baru untuk mendukung web, jaringan , database dan aplikasi dan fungsi mencetak ( print). Rincian penjelasan dari server ini disediakan dalam brosur bersama dengan menjelaskan rencana mana akan diletakkan.
Menciptakan WBS ( Work Break Structure )
Work Breakdown Structure adalah pengelompokan berorientasi deliverable pada pekerjaan yang dilaksanakan dalam proyek yang mendefinisikan ruang lingkup keseluruhan proyek. Sebuah WBS adalah dokumen yang menyediakan dasar untuk perencanaan dan pengelolaan jadwal proyek, biaya , sumber daya dan perubahan.
Salah satunya melakukan dekomposisi membagi deliverable proyek menjadi bagian – bagian yang lebih kecil. Berikut contoh Ciptaan WBS :
untuk menciptakan WBS anda harus mendefinisikan sebuah unit kerja dalam satu tempat WBS. Jumlah elemen WBS dibawahnya merukapan isi pekerjaan item WBS tersebut. Sebuah Item WBS adalah tanggung jawab seorang individu meskipun banyak orang / mungkin bekerja diatasnya.
Dan WBS harus bersifat konsisten dengan cara dimana pekerjaan tersebut hendak dilaksanan dan harus melayani tim terlebih dahulu serta tujuan – tujuan lain jika bersifat praktis. Pada Anggota Tim proyek harus berpartisipasi dalam mengembagkan WBS untuk memastikan konsistensinya. Jadi Setiap elemen WBS dipastikan akurat tentang ruang lingkup pekerjaannya yang termasuk dan yang tidak termasuk didalamnya.
Selain itu WBS harus menjadi alat yang feksibel untuk mengakomodasi perubahan yang tak terhindarkan dan juga mempertahankan kontrol yang memadai dari isi pekerjaan dalam lingkup proyek sesuai dengan instruksi. Dengan memperhatikan Tanggung Jawab , Tugas dan Matriks dalam lingkup proyek memudahkan dalam melakukan pebuatan WBS seperti tampilan berikut :
Memverifikasi Lingkup
Proses ini merupakan tahap yang lebih sulit daripada membuat pernyataan lingkup dan WBS pada sebuah proyek yang bagaimana meminimalisis perubahan lingkup. Banya proyek TI mengalami scope creep ( perubahan cakupan ) dan verifikasi Lingkup yang kurang baik.
Mengontrol Lingkup / Cakupan
Mengontrol lingkup yang dimaksud meliput pengendalian perubahan – perubahan terhadap lingkup proyek. Dengan adanya control lingkup ini bertujuan untuk mempengaruhi faktor – faktor yang menyebabkan perubahan lingkup dan memastikan perubahan yang diproses sesuai dengan prosedur yang dikembangkan sebagai bagian dari kontrol perubahan yang terintegrasi. Selian itu bertujuan untuk mengelola perubahan jika memang terjadi.
Dengan mengontrol lingkup maka akan secara tidak langsung membuat Varians maka dapat mengontrol perbedaan antara kinerja yang dierencanakan dan yang ditunjukkan.
Demikian pembahasan mengenai manajemen Lingkup Proyek. Semoga bermanfaat
Referensi :
- 2010. Information Technology Project Management, Schwalbe Kathy, Thomson Course Technology 4th Edition for International Student Edition
- 2000. A Guide to the Project Management Body of Knowledge, Project Management Institute, Newtown Square, Pennsylvania USA
- 2013. Head First PMP, 3rd Edition, Jennifer Greene, Andrew Stellman, O’Reilly Media
- 2011. Abrar Husen,Ir.,MT., Manajemen Proyek: Perencanaan, Penjadwalan & Pengendalian Proyek, Edisi Revisi