Belajar Manajemen Biaya Proyek

Sebelum Membahas apa itu Manajemen Biaya Proyek. Anda harus mengentahui apa yang dimaksud biaya. Biaya merupakan sumber daya atau anggaran yang digunkanan untuk mencapai tujuan tertentu. Biaya biasanya diukur dalam satuan moneter seperti dolar atau rupiah. Jadi Manajemen Biaya proyek meliputi bagaimana proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek akan selesai dan sesuai dengan alokasi anggaran yang telah disetujui.  Pada Manajemen Biaya ada Prinsip Prinsip Dasar yang meliputi :

  1. Tangible costs adalah biaya-biaya atau keuntungan yang dapat dengan mudah diukur oleh organisasi, misalnya dalam dollar/rupiah.
  2. Intangible costs adalah biaya atau manfaat tak berwujud yang sulit untuk diukur dalam istilah moneter.
  3. Direct costs (biaya langsung) adalah biaya yang dapat secara langsung berhubungan dengan kegiatan produksi barang dan jasa dalam sebuah proyek .
  4. Indirect costs (biaya tak langsung) adalah biaya yang tidak secara langsung berhubungan dengan kegiatan produksi barang dan jasa dalam sebuah proyek .
  5. Sunk cost adalah uang yang dihabiskan di masa lalu untuk memutuskan proyek-proyek apa yang bisa dijadikan peluang berinvestasi atau untuk melanjutkan kegiatan proyek.
  6. Learning curve theory  (Teori Belajar Kurva) menyatakan bahwa ketika banyak item diproduksi berulang-ulang, biaya item unit menurun dalam pola yang teratur karena lebih banyak unit diproduksi.
  7. Reserves (Cadangan) merupakan uang yang termasuk dalam perkiraan biaya untuk mengurangi risiko biaya dengan memungkinkan untuk situasi masa depan yang sulit untuk memprediksi.

Adapun Proses Proses dama Manajemen Biaya Proyek. Yaitu :

  1. Merencanakan Biaya Proyek / Plan Cost Management.
  2. Memperikaraan Biaya / Estimate Costs
  3. Menentukan Anggaran  / Determine Budget
  4. Mengontrol Biaya / Control Cost

 

Merencanaan Biaya Proyek

Merupakan perencanaan biaya biaya yang diperlukan dalam kegiatan proyek. Rencana manajemen biaya yang dimaksud adalah sebuah dokumen yang mendeskripsikan bagaimana organisasi akan mengelola berbagai keperluan biaya pada sebuah poryek. Sebagaian besar persentase biaya keseluruhan proyek merupakan biaya pekerjaan, maka para manajer proyek harus mengembangkan dan melaca perkiraan untuk biaya pekerjaan. Berikut Contoh Perhitungan biaya maksimal departemen dalam hitungan tahun berupa persentase :

Memperkirakan Biaya

Merupakan proses pengembangan dan pendekatan sumber daya moneter yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiata – kegiatan proyek. biasanya Manajer Proyek harus memperhatikan perkiraan biaya dengan serius jika mereka ingin menyelesaikan proyek – proyek sesuai anggaran yang ditetapkan. Sangat penting juga untuk mengetahui jenis perkiraan biaya, bagaimana mempersiapkan perkiraan biaya dan masalah – masalah khas yang terkait dengan perkiraan biaya TI. Adaput Alat dan Teknik dasar untuk memperkirakan biaya yang meliputi :

  1. Analogous atau top-down estimates: menggunakan biaya saat ini dari proyek yang sama yang telah dikerjakan sebelumnya sebagai dasar untuk memperkirakan biaya pada proyek saat ini.
  2. Bottom-up estimates: Meliputi perkiraan item kerja atau kegiatan individual yang dijumlahkan semuanya untuk mendapat total proyek.
  3. Parametric modeling: Menggunakan karakteristik proyek (parameter)  dalam sebuah model matematis untuk memperkirakan biaya-biaya proyek.
  4. Three Point Estimates.
  5. Reserve Analysis / Analisis cadangan : Dana cadangan juga disebut kemungkinan
  6. Cost of Quality: Biaya-biaya yang akan direalisasikan untuk mencapai kualitas.
  7. Vendor Bid Analysis.

Sebagai salah satu contoh memperkirakan biaya Sebelum menciptakan sebuah perkiraan, dan mengetahui untuk apa kegunaannya, kumpulkanlah sebanyak mungkin informasi, dan klarifikasi aturan dasar dan asumsi-asumsi untuk perkiraan. Jika mungkin, perkirakanlah biaya-biaya dengan  kategori WBS utama. Buatkanlah sebuah model biaya agar mudah untuk merubah dan mendokumentasikan perkiraan tersebut. Berikut Contoh Dokumen dalam Memperkirakan Biaya sebuah Proyek :

Menentukan Anggaran

Sebuah proses penggabungan biaya paket kegiatan / pekerjaan individu untuk membentuk baseline / dasar biaya resmi. Dalam menentukan anggaran biasanya meliputi pengalokasian perkiraan biaya proyek terhadap jenis pekerjaan dari waktu ke waktu. TWBS merupakan tujuan penting untuk penganggaran biaya karena dapat menentukan jenis pekerjaan. Selain itu tujuan pentingnya adalah menghasilkan sebuah cost baseline / dasar anggaran. Selain itu anggaran berdasarkan waktu yang digunakan manajer proyek untuk mengukur dan memantai kinerja biaya.

Berikut contoh Tabel dalam menentukan Anggaran :

Mengontrol Biaya.

Merupakan proses pemantauan keadaan proyek untuk memperbarui rancangan anggaran dan mengelola perubahan untuk baseline biaya. Dalam mengontrol biaya proyek biasanya mencakup :

  1. Memantau status proyek dan memperbarui anggaran
  2. Memastikan bahwa hanya perubahan – perubahan proyek yang pantas yang memang termasuk dalam revisi dasar anggaran
  3. Menginformasikan para stakeholders proyek tentang perubahan – perubahan yang sah terhadap proyek yang akan mempengaruhi biaya.

Sangat banyak organisasi instansi di seluruh dunia memiliki masalah dengan pengendalian biaya.

Adapun alat  untuk mengukur kinerja proyek yang mengintegrasikan ruang lingkup , waktu dan data biaya yang disebut EVM ( Earned Value Management ). Untuk menggunakan EVM yang harus dibuat terlebih dahulu adalah baseline ( original plan plus approved changes). Dengan Baseline tersebut dapat dilakukan evaluasi apakah proyek berjalan dengan baik atau tidak. Agar EVM berkerja secara optimal manajer proyek memperbaharui secara periodik informasi aktial mengenai kinerja proyek.

Adapun istilah – istilah dalam EVM yaitu :

  1. Planned Value (PV) adalah rencana porsi total estimasi biaya yang sudah disetujui untuk dikeluarkan pada sebuah aktivitas selama perioda tertentu
  2. Actual Cost (AC) adalah biaya total langsung maupun tidak langsung yang digunakan dalam rangka menyelesaikan pekerjaan sesuai aktivitasnya selama perioda tertentu
  3. Earned Value (EV)  adalah estimasi nilai (value) pekerjaan fisik yang sebenarnya telah selesai, berdasarkan rate of performance ( RP), yaitu perbandingan pekerjaan yang selesai terhadap pekerjaan yang rencananya diselesaikan dalam waktu tertentu
  4. Cost Variance ( CV), variabel yang menunjukkan apakah kinerja biaya sudah melebihi atau masih kurang dari biaya yang sudah direncanakan
  5. Schedule Variance ( SV), variabel yang menunjukkan apakah jadwal yang lebih lama/lebih lambat dari yang direncanakan
  6. Cost Performance Index ( CPI) , variabel yang dpt digunakan untuk mengestimasi biaya pada saat proyek selesai berdasarkan kinerja proyek sampai waktu tertentu
  7. Schedule Performance Index ( SPI) , variabel yang dpt digunakan untuk mengestimase waktu selesainya proyek, berdasarkan kinerja proyek sampai waktu tertentu

Dengan istilah istilah tersebut menghasil kan rumus – rumus yang berguna dalam mengontrol proyerk. Berikut rumus – rumus EVM :

Berikut Contoh Proyek yang menggunakan perhitungan EVM :

Dari Contoh diatas apabila Angka negatif untuk biaya dan varian jadwal menunjukkan masalah pada bagian tersebut. Selain itu CPI atau SPI yang kurang dari 100 persen menunjukkan masalah. Masalah berarti proyek ini membutuhkan biaya lebih dari yang direncanakan (over-budget) atau memerlukan waktu lebih lama dari yang direncanakan (behind schedule). Dari proyek diatas bila digambarkan dalam Grafik selama 5 bulan berjalan seperti berikut :

Dari Grafik Diatas apabila Angka negatif untuk CV dan SV  mengindikasikan masalah dalam kinerja proyek. Biaya proyek berarti sudah melebihi dari yang direncanakan atau waktu yang digunakan sudah lebih panjang daripada yang direncanakan. CPI dan SPI < 100% juga menunjukkan adanya masalah dalam kinerja proyek.

Demikianlah pembahasan mengenai Manajemen Biaya Proyek, Semoga bermanfaat

Referensi :

  1. 2010. Information Technology Project  Management, Schwalbe Kathy, Thomson Course Technology 4th Edition for International Student Edition
  2. 2000. A Guide to the Project Management Body of Knowledge, Project Management Institute, Newtown Square, Pennsylvania USA
  3. 2013. Head First PMP, 3rd Edition, Jennifer Greene, Andrew Stellman, O’Reilly Media
  4. 2011. Abrar Husen,Ir.,MT., Manajemen Proyek: Perencanaan, Penjadwalan & Pengendalian Proyek, Edisi Revisi

Share dan Klik Salah Salah satu Iklan untuk Mensupport Website Ini :

Facebook instagram Twitter

Artikel Terkait

  • Manajemen Proyek

    05 March 2019

    Sebelum Membahas apa Itu Manajemen Proyek, mari pahami terlebih dahulu apa itu Proyek? Proyek merupakan sebuah usaha / pekerjaan sementara yang dilakukan untuk mencapai tujuan ( produk / hasil ) yang unik dalam jangka waktu tertentu.

  • Memahami Konteks Organisasi

    03 April 2019

    Apa itu Organisasi ? Organisasi merupakan Setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk sesuatu tujuan bersama dan terikat secara formal dimana selalu terdapat hubungan seorang/sekelompok orang yang disebut pimpinan dan seorang/sekelompok yang lain yang disebut bawahan.

  • Pentingnya Belajar Proses Manajemen Proyek

    08 May 2019

    Tentu dalam sebuah manajemen Proyek pasti ada sebuah proses manajemen Proyek. Sebuah proses yang dimaksud adalah Serangkaian tindakan yang diarahkan untuk mencapai hasil tertentu.

  • Proses Manajemen Integrasi Proyek

    17 June 2019

    Manajemen Integrasi Proyek yang baik merupakan kunci keseluruhan keberhasilan proyek. Untuk melakukan manajemen Integrasi proyek yang baik manajer proyek harus mengkoordinasikan semua bidang pengetahuan lainnya sepanjang siklus hidup proyek. Banyak manajer proyek baru yang mengalami kesulitan melihat gambaran besar dan ingin fokus pada detaul yang terlalu banyak. Dalam hal Teknologi Integrasi manajemen proyek tidak sama dengan integrasi software ( perangkat lunak )

  • Belajar Manajemen Lingkup Proyek

    24 June 2019

    Apa itu manajemen Lingkup Proyek ? Lingkup Proyek adalah sebuah lingkup yang mengacu pada semua pekerjaan yang dilakukan dalam menciptakan produk / hasil proyek termasuk proses yang digunakan untuk menciptakan produk / hasil tersebut. Jadi Manajemen Lingkup Proyek mencankup proses – proses yang terlibat dalam menentukan dan mengendalikan segala hal yang termasuk dalam proyek.

  • Pentingnya Belajar Manajemen Waktu Proyek

    01 July 2019

    Kenapa sih ada manajemen waktu proyek. Biasanya para manajer sering mengatakan bahwa melaksanakan proyek tepat waktu merupakan tantangan terbesar mereka. Masalah penjadwalan adalah penyebab utama konfliknya pada proyek – proyek. Selain itu gaya kerja individu dan perbedaaan budaya juga menyebabkan konflik waktu. Yang dimana sebagian orang memilih untuk bekerja sesuai jadwal dan memenuhi tenggang waktu sementara lainnya tidak. Biasanya budaya yang berbeda dan bahkan seluruh negara memiliki sikap yang berbeda tentang jadwal.

  • Belajar Manajemen Biaya Proyek

    08 July 2019

    Sebelum Membahas apa itu Manajemen Biaya Proyek. Anda harus mengentahui apa yang dimaksud biaya. Biaya merupakan sumber daya atau anggaran yang digunkanan untuk mencapai tujuan tertentu. Biaya biasanya diukur dalam satuan moneter seperti dolar atau rupiah. Jadi Manajemen Biaya proyek meliputi bagaimana proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek akan selesai dan sesuai dengan alokasi anggaran yang telah disetujui.

  • Belajar Mengenai Manajemen Kualitas Proyek

    15 July 2019

    Seberapa Pentingkah Manajemen Kualitas Proyek?. Sebelum membahas itu anda harus memahami apa itu Mutu / Kualitas. International Organization for Standardization ( ISO) Mendefinisikan Mutu sebagai tingkatan dimana seperangkat karakterisitk yang melekat memenuhi persyaratan – persyaratan yang ada “ ( ISO9000:2001 ). Sedangkan ahli lain mendefinisikan mutu berdasarkan kesesuai dengan persyaratan seperi proses proyek dan produk sesuai dengan spesifikasi yang ditulis. Ada juga mutu didefinisikan sebagai kemampuan untuk menggunakan produk dapat digunakan sebagaimana direncanakan. Jadi Pada Manajemen Kualitas Proyek memastikan bahwa proyek akan memenuhi kebutuhan yang dibuat.

  • Belajar Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek

    22 July 2019

    Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek adalah pengelolaan pemberdayaan yang paling efektif bagi orang – orang yang terlibat dalam sebuah proyek. Adapun Proses – Proses Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek yang meliputi Mengembangkan Rencana Sumber Daya Manusia / Plan Human Resource Management , Memperoleh Tim Proyek / Acquire Project Team , Mengembangkan Tim Proyek / Develop Project Team , Mengelola Tim Proyek / Manage Project Team

  • Cara Manajemen Komunikasi Proyek yang Baik

    29 July 2019

    Komunikasi yang baik sangat penting dalam manajemen. Pada proyek ancaman terbesar bagi kebanyakan proyek adalah kegagalan dalam berkomunikasi dan budaya tersebut tidak mencerminkan para profesional bidang TI sebagai komunikator yang baik. Adapun penelitian yang menunjukkan bahwa para profesional TI harus dapat berkomunikasi secara efekti agar bisa berhasil dalam posisinya. Jadi Keterampilan verbal atau komunikasi yang kuat merupakan faktor kunci dalam pengembangan karir bagi para profesional TI.

  • Pentingnya Belajar Manajemen Risiko Proyek

    05 August 2019

    Sebagai Manajer Proyek Risiko itu sangat penting diperhitungkan. Maka dari itu adanya Manajemen Resiko Proyek. Manajemen risiko proyek adalah seni dan ilmu untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan menanggapi risiko selama pelaksanaan proyek dengan melakukan hal – hal terbaik untuk mencapai tujuan proyek. Banyak manajemen resiko sering tidak diperhatikan dalam proyek padahal sesungguhnya apabila diperhatikan maka dapat meningkatkan proyek karen membantu dalam memilih proyek yang baik serta menentukan ruang lingkup proyek dan mengembangkan perkiraan yang realistis.

  • Cara Manajemen Pengadaan Proyek yang baik

    12 August 2019

    Sebelum membahas Manajemen Pengadaan Proyek. Disini anda harus memahami apa itu pengadaan sebagai contoh pengadaan barang merupakan proses memperloeh barang atau jasa dari sumber / rekanan luar istilahnya hampir termasuk pembelian dan outsourcing. Untuk saat ini para ahli memperkirakan bahwa pengeluaran global pada perangkat lunak dan jasa komputer akan terus tumbuh. Pada Indonesia Kegiatan pengadaan yang diselenggarakan oleh pemerintah diatur dalam Perpres No. 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah, sekarang No. 70 Tahun 2012.

  • Belajar Manajemen Stakeholder Proyek

    19 August 2019

    Sebelum Membahas mengenai Manajemen Stackholder Proyek tentu anda harus memahami apa itu stakeholder. Stakeholder merupakan orang – orang yang terlibat dalam dan atau dipengaruhi oleh kegiatan – kegiatanya proyek

Kategori Artikel

Follow Us :