Daftar Isi :

  1. Belajar Manajemen Biaya Proyek
  2. Contoh Perhitungan biaya maksimal departemen
  3. Contoh Dokumen dalam memperkirakan Biaya Proyek
  4. Contoh Tabel dalam menentukan Anggaran
  5. Rumus - Rumus EVM
  6. Contoh Proyek yang menggunakan perhitungan EVM
  7. Contoh Grafik EVM selama 5 bulan berjalan Sebuah Proyek

Sebelum Membahas apa itu Manajemen Biaya Proyek. Anda harus mengentahui apa yang dimaksud biaya. Biaya merupakan sumber daya atau anggaran yang digunkanan untuk mencapai tujuan tertentu. Biaya biasanya diukur dalam satuan moneter seperti dolar atau rupiah. Jadi Manajemen Biaya proyek meliputi bagaimana proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek akan selesai dan sesuai dengan alokasi anggaran yang telah disetujui.  Pada Manajemen Biaya ada Prinsip Prinsip Dasar yang meliputi :

  1. Tangible costs adalah biaya-biaya atau keuntungan yang dapat dengan mudah diukur oleh organisasi, misalnya dalam dollar/rupiah.
  2. Intangible costs adalah biaya atau manfaat tak berwujud yang sulit untuk diukur dalam istilah moneter.
  3. Direct costs (biaya langsung) adalah biaya yang dapat secara langsung berhubungan dengan kegiatan produksi barang dan jasa dalam sebuah proyek .
  4. Indirect costs (biaya tak langsung) adalah biaya yang tidak secara langsung berhubungan dengan kegiatan produksi barang dan jasa dalam sebuah proyek .
  5. Sunk cost adalah uang yang dihabiskan di masa lalu untuk memutuskan proyek-proyek apa yang bisa dijadikan peluang berinvestasi atau untuk melanjutkan kegiatan proyek.
  6. Learning curve theory  (Teori Belajar Kurva) menyatakan bahwa ketika banyak item diproduksi berulang-ulang, biaya item unit menurun dalam pola yang teratur karena lebih banyak unit diproduksi.
  7. Reserves (Cadangan) merupakan uang yang termasuk dalam perkiraan biaya untuk mengurangi risiko biaya dengan memungkinkan untuk situasi masa depan yang sulit untuk memprediksi.

Adapun Proses Proses dama Manajemen Biaya Proyek. Yaitu :

  1. Merencanakan Biaya Proyek / Plan Cost Management.
  2. Memperikaraan Biaya / Estimate Costs
  3. Menentukan Anggaran  / Determine Budget
  4. Mengontrol Biaya / Control Cost

 

Merencanaan Biaya Proyek

Merupakan perencanaan biaya biaya yang diperlukan dalam kegiatan proyek. Rencana manajemen biaya yang dimaksud adalah sebuah dokumen yang mendeskripsikan bagaimana organisasi akan mengelola berbagai keperluan biaya pada sebuah poryek. Sebagaian besar persentase biaya keseluruhan proyek merupakan biaya pekerjaan, maka para manajer proyek harus mengembangkan dan melaca perkiraan untuk biaya pekerjaan. Berikut Contoh Perhitungan biaya maksimal departemen dalam hitungan tahun berupa persentase :

Memperkirakan Biaya

Merupakan proses pengembangan dan pendekatan sumber daya moneter yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiata – kegiatan proyek. biasanya Manajer Proyek harus memperhatikan perkiraan biaya dengan serius jika mereka ingin menyelesaikan proyek – proyek sesuai anggaran yang ditetapkan. Sangat penting juga untuk mengetahui jenis perkiraan biaya, bagaimana mempersiapkan perkiraan biaya dan masalah – masalah khas yang terkait dengan perkiraan biaya TI. Adaput Alat dan Teknik dasar untuk memperkirakan biaya yang meliputi :

  1. Analogous atau top-down estimates: menggunakan biaya saat ini dari proyek yang sama yang telah dikerjakan sebelumnya sebagai dasar untuk memperkirakan biaya pada proyek saat ini.
  2. Bottom-up estimates: Meliputi perkiraan item kerja atau kegiatan individual yang dijumlahkan semuanya untuk mendapat total proyek.
  3. Parametric modeling: Menggunakan karakteristik proyek (parameter)  dalam sebuah model matematis untuk memperkirakan biaya-biaya proyek.
  4. Three Point Estimates.
  5. Reserve Analysis / Analisis cadangan : Dana cadangan juga disebut kemungkinan
  6. Cost of Quality: Biaya-biaya yang akan direalisasikan untuk mencapai kualitas.
  7. Vendor Bid Analysis.

Sebagai salah satu contoh memperkirakan biaya Sebelum menciptakan sebuah perkiraan, dan mengetahui untuk apa kegunaannya, kumpulkanlah sebanyak mungkin informasi, dan klarifikasi aturan dasar dan asumsi-asumsi untuk perkiraan. Jika mungkin, perkirakanlah biaya-biaya dengan  kategori WBS utama. Buatkanlah sebuah model biaya agar mudah untuk merubah dan mendokumentasikan perkiraan tersebut. Berikut Contoh Dokumen dalam Memperkirakan Biaya sebuah Proyek :

Menentukan Anggaran

Sebuah proses penggabungan biaya paket kegiatan / pekerjaan individu untuk membentuk baseline / dasar biaya resmi. Dalam menentukan anggaran biasanya meliputi pengalokasian perkiraan biaya proyek terhadap jenis pekerjaan dari waktu ke waktu. TWBS merupakan tujuan penting untuk penganggaran biaya karena dapat menentukan jenis pekerjaan. Selain itu tujuan pentingnya adalah menghasilkan sebuah cost baseline / dasar anggaran. Selain itu anggaran berdasarkan waktu yang digunakan manajer proyek untuk mengukur dan memantai kinerja biaya.

Berikut contoh Tabel dalam menentukan Anggaran :

Mengontrol Biaya.

Merupakan proses pemantauan keadaan proyek untuk memperbarui rancangan anggaran dan mengelola perubahan untuk baseline biaya. Dalam mengontrol biaya proyek biasanya mencakup :

  1. Memantau status proyek dan memperbarui anggaran
  2. Memastikan bahwa hanya perubahan – perubahan proyek yang pantas yang memang termasuk dalam revisi dasar anggaran
  3. Menginformasikan para stakeholders proyek tentang perubahan – perubahan yang sah terhadap proyek yang akan mempengaruhi biaya.

Sangat banyak organisasi instansi di seluruh dunia memiliki masalah dengan pengendalian biaya.

Adapun alat  untuk mengukur kinerja proyek yang mengintegrasikan ruang lingkup , waktu dan data biaya yang disebut EVM ( Earned Value Management ). Untuk menggunakan EVM yang harus dibuat terlebih dahulu adalah baseline ( original plan plus approved changes). Dengan Baseline tersebut dapat dilakukan evaluasi apakah proyek berjalan dengan baik atau tidak. Agar EVM berkerja secara optimal manajer proyek memperbaharui secara periodik informasi aktial mengenai kinerja proyek.

Adapun istilah – istilah dalam EVM yaitu :

  1. Planned Value (PV) adalah rencana porsi total estimasi biaya yang sudah disetujui untuk dikeluarkan pada sebuah aktivitas selama perioda tertentu
  2. Actual Cost (AC) adalah biaya total langsung maupun tidak langsung yang digunakan dalam rangka menyelesaikan pekerjaan sesuai aktivitasnya selama perioda tertentu
  3. Earned Value (EV)  adalah estimasi nilai (value) pekerjaan fisik yang sebenarnya telah selesai, berdasarkan rate of performance ( RP), yaitu perbandingan pekerjaan yang selesai terhadap pekerjaan yang rencananya diselesaikan dalam waktu tertentu
  4. Cost Variance ( CV), variabel yang menunjukkan apakah kinerja biaya sudah melebihi atau masih kurang dari biaya yang sudah direncanakan
  5. Schedule Variance ( SV), variabel yang menunjukkan apakah jadwal yang lebih lama/lebih lambat dari yang direncanakan
  6. Cost Performance Index ( CPI) , variabel yang dpt digunakan untuk mengestimasi biaya pada saat proyek selesai berdasarkan kinerja proyek sampai waktu tertentu
  7. Schedule Performance Index ( SPI) , variabel yang dpt digunakan untuk mengestimase waktu selesainya proyek, berdasarkan kinerja proyek sampai waktu tertentu

Dengan istilah istilah tersebut menghasil kan rumus – rumus yang berguna dalam mengontrol proyerk. Berikut rumus – rumus EVM :

Berikut Contoh Proyek yang menggunakan perhitungan EVM :

Dari Contoh diatas apabila Angka negatif untuk biaya dan varian jadwal menunjukkan masalah pada bagian tersebut. Selain itu CPI atau SPI yang kurang dari 100 persen menunjukkan masalah. Masalah berarti proyek ini membutuhkan biaya lebih dari yang direncanakan (over-budget) atau memerlukan waktu lebih lama dari yang direncanakan (behind schedule). Dari proyek diatas bila digambarkan dalam Grafik selama 5 bulan berjalan seperti berikut :

Dari Grafik Diatas apabila Angka negatif untuk CV dan SV  mengindikasikan masalah dalam kinerja proyek. Biaya proyek berarti sudah melebihi dari yang direncanakan atau waktu yang digunakan sudah lebih panjang daripada yang direncanakan. CPI dan SPI < 100% juga menunjukkan adanya masalah dalam kinerja proyek.

Demikianlah pembahasan mengenai Manajemen Biaya Proyek, Semoga bermanfaat

Referensi :

  1. 2010. Information Technology Project  Management, Schwalbe Kathy, Thomson Course Technology 4th Edition for International Student Edition
  2. 2000. A Guide to the Project Management Body of Knowledge, Project Management Institute, Newtown Square, Pennsylvania USA
  3. 2013. Head First PMP, 3rd Edition, Jennifer Greene, Andrew Stellman, O’Reilly Media
  4. 2011. Abrar Husen,Ir.,MT., Manajemen Proyek: Perencanaan, Penjadwalan & Pengendalian Proyek, Edisi Revisi

Share dan Klik Salah Salah satu Iklan untuk Mensupport Website Ini :