Cara Manajemen Komunikasi Proyek yang Baik

Komunikasi yang baik sangat penting dalam manajemen. Pada proyek ancaman terbesar bagi kebanyakan proyek adalah kegagalan dalam berkomunikasi dan budaya tersebut tidak mencerminkan para profesional bidang TI sebagai komunikator yang baik.

Adapun penelitian yang menunjukkan bahwa para profesional TI harus dapat berkomunikasi secara efekti agar bisa berhasil dalam posisinya. Jadi Keterampilan verbal atau komunikasi yang kuat merupakan faktor kunci dalam pengembangan karir bagi para profesional TI.

Manajemen Komunikasi Proyek adalah sebuah bidang yang wajib dimiliki manajer proyek dengan tujuan agar semua informasi mengenai proyek akan sampai tepat pada waktunya, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan dan diatur dengan tepat pula. Adapun Proses proses dalam manajemen komunikasi proyek yang meliputi :

  1. Merencanakan Komunikasi ( Plan Communication Management )
  2. Mendistribusikan Informasi ( Manage Communication )
  3. Mengontrol Komunikasi / ( Control Communications )

Merencanakan Komunikasi

Merupakan proses menentukan kebutuhan informasi stakeholder proyek dan menentukan sebuah pendekatan komunikasi. Tentu setiap proyek harus memasukkan sebuah model rencana manajemen komunikasi yang merupakan sebuah dokumen untuk menuntun komunikasi proyel.

Selain itu merencanakan komunikasi dapat dengan membuat analisis stakeholder untuk komunikasi proyek dan juga membantu dalam perencanaan komunikasi. Adapuni isi dari rencana manajemen komunikasi :

  1. Persyaratan komunikasi Stakeholder.
  2. Informasi yang akan dikomunikasikan, termasuk bentuk, isi, dan rinciannya.
  3. Orang-orang yang akan menerima informasi dan yang akan memberikan informasi tersebut.
  4. Metode atau teknologi yang disarankan untuk menyampaikan informasi.
  5. Frekuensi komunikasi.
  6. Prosedur eskalasi/peningkatan untuk menyelesaikan persoalan-persoalan.
  7. Prosedur revisi untuk memperbaharui rencana manajemen komunikasi.
  8. Daftar istilah yang berkaitan dengan manajemen komunikasi.

Berikut contoh analisis Stakeholder untuk Komunikasi Proyek :

Dalam manajamen Komunikasi proyek tentu manajar proyek harus menguasai komunikasi dua arah yang efektif dan akurat. Komunikasi yang efektif apabila terjadi pemahaman yang sama dan merangsang pihak lain untuk berpikir atau melakukan sesuatu. Jadi Komunikasi yang efekti akan membantu mengantisipasi masalah – masalah, membuat keputusan yang tepat, mengkoordinasikan aliran kerja, mengawasi orang lain dan mengembangkan hubungan – hubungan.

Adapun Faktor – faktor yang mempengaruhi komunikasi yang efekti yaitu :

  1. Kredibilitas dan daya tarik komunikator                  
  2. Kemampuan pesan untuk membangkitkan tanggapan
  3. Kemampuan komunikan untuk menerima dan memahami pesan

Mendistribusikan Informasi

Manajer Proyek juga harus dapat mendistribusikan informasi. Mendistribusikan informasi yang dimaksud adalah menyampaikan informasi yang tepat kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat dan dalam format yang berguna yang sama pentingnya dengan mengembangkan informasi sebagai prioritas utama. Tentu ada pertimbangan – pertimbangan penting yang meliputi :

  1. penggunaan teknologi untuk meningkatkan pendistribusian informasi.
  2. Metode formal dan informal dalam pendistribusian informasi.

Untuk mendistribusikan informasi yang efekti manajer proyek Jangan pernah mengubur informasi yang penting. Manajer projek juga Jangan takut untuk melaporkan informasi yang tidak baik. Selain itu Komunikasi lisan melalui pertemuan/rapat dan pembicaraan informal dapat membantu dalam penyampaian informasi—baik dan buruk—secara terbuka.

Dalam hal komunikasi ada bentu bentuk dasar komunikasi yang meliputi :

Komunikasi Non-verbal.

Komunikasi non verbal merupakan kumpulan isyarat, gerak tubuh, intonasi suara, sikap, dan sebagainya yang memungkinkan seseorang berkomunikasi tanpa kata-kata (Bovee & Thill).

Komunikasi Verbal.

Komunikasi Verbal merupakan suatu bentuk komunikasi dimana pesan disampaikan secara lisan atau tertulis dengan menggunakan bahasa. Komunikasi verbal tidak hanya menyangkut komunikasi lisan atau oral communication (berbicara dan mendengar), tetapi juga komunikasi tertulis atau written communication (menulis dan membaca).

 

Tentu Komunaksi yang terpenting adalah komunikasi langsung ( face to face )

Dalam riset mengenai komunikasi langsung membuktikan bahwa dalam interaksi face to face :

  1. 58% komunikasi melalui body language (bahasa tubuh).
  2. 35% komunikasi melalui kata-kata yang dikatakan.
  3. 7% komunikasi melalui isi atau kata-kata yang diucapkan.
  4. Perhatikanlah lebih dari sekedar kata-kata yang sebenarnya diucapkan seseorang.
  5. Nada bicara dan bahasa tubuh seseorang dapat menunjukkan banyak hal dari apa yang dia benar-benar rasakan.

Dengan menerapkan komunaksi langsung seperti pertemuan yang rutin meskipun singkat bersifat sangat efektif dalam proyek TI. Penerapan pertemuan yang dilakukan dengan berdiri juga dapat memaksa orang – orang untuk fokus terhadap apa yang benar – benar perlu untuk dikomunikasikan. Ada beberapa perusahaan mempunyai kebijakan untuk penggunaan email pada jam – jam tertentu bahkan selama beberapa hari agar terjadinya interaksi langsung.

Sifat Pribadi seseorang juga mempengaruhi kebutuhan komunikasinya seperti orang – orang yang introvert lebih menyukai komunikasi pribadi sementara orang-orang ekstrovert suka untuk membahas sesuatu dengan publik/banyak orang. Untuk Orang – Orang Intuitif suka untuk memahami big picture (gambaran umum), sambil memahami kebutuhan orang lain secara mendetail dan dilakukan tahap demi tehap.

Sedangkan Para Pemikir ( Thikers ) ingin mengetahui logika di balik keputusan, sementara feeling people (orang-orang yang mengutamakan perasaan) ingin mengetahui bagaimana sesuatu dapat memengaruhi mereka secara pribadi.

Dan untuk Orang – Orang yang suka menghakimi ( Judging People ) terdorong untuk mencapai semua target sambil memahami bahwa orang lain memerlukan bantuan lebih untuk mengembangkan dan mengikuti rencana-rencana yang telah dibuat.

Tentu juga ada hal lain yang perlu dipertimbangkan dalam komunikasi. Jarang seseorang yang menerima informasi ( receiver ) kemudian menginterpretasikan sebuah pesan secara tepat seperti orang yang menyampaikan informasi ( sender ).

Dan juga lokasi geografis dan latar belakang budaya mempengaruhi kompleksitas komunikasi – komunikasi proyek seperti adanya jam kerja yang berbeda, hambatan bahasa pada komunikasi dan aturan norma – norma budaya yang berbeda beda.

Mengontrol Komunikasi

Agar komunikasi proyek terjadi dengan baik tentu manajer proyek harus melaporkan kinerjanya. Pelaporan kinerja akan memberikan informasi pada para stakeholders mengenai bagaimana sumber daya yang digunakan untuk mencapaian tujuan –tujuan proyek. Adapun yang di deskripsikan dalam pelaporan kinerja yang meliputi :

  1. Status reports mendeskripsikan posisi atau perkembangan proyek pada suatu waktu tertentu.
  2. Progress reports mendeskripsikan apa yang telah dicapai oleh tim proyek selama suatu periode tertentu.
  3. Forecasts memprediksi status dan perkembangan proyek di masa yang akan datang berdasarkan informasi dan trend sebelumnya.

Adapun Tips dan saran pada para manajer proyek untuk meningkatkan komunikasi proyek seperti :

  1. Mengelola konflik secara efektif.

Untuk mengelola konflik secara efektif tentu manajer proyek harus memahami cara – cara mengatasi konflik yang meliputi :

  1. Confrontation: langsung menghadapi konflik menggunakan pendekatan problem-solving (pemecahan masalah).
  2. Compromise: menggunakan pendekatan give-and-take (memberi dan menerima).
  3. Smoothing: menjauhi perbedaan dan lebih menekankan pada agreement (persetujuan).
  4. Forcing: pendekatan win-lose (menang-kalah).
  5. Withdrawal: menarik diri dari disagreement (perbedaan/ketidak-setujan) yang ada atau mungkin terjadi.

Dengan cara tersebut konflik bisa menjadi baik. Konflik sering juga menghasilkan hal – hal yang penting seperti ide – ide baru , alternatif yang lebih baik, motivasi untuk bekerja lebih giat dan lebih ingin bekerjasama / berkolaborasi. Dalam riset menyarankan bahwa konflik yang berhubungan dengan tugas sering meningkatkan kinerja tim namun konflik emosional sebaliknya dapat mengurangi kinerja tim.

  1. Mengembangkan keterampilan komunikasi yang lebih baik.

Banyak perusahaan dan program pendidikan formal bagi para profesional TI sering mengabaikan keterampilan berkomunikasi yang baik seperti keterampilan berbicara , menulis dan mendegar.

Biasanya pada saat organisasi mulai besar, mereka menyadari bahwa mereka perlu untuk berinvestasi dalam cara – cara meningkatkan komunikasi dengan orang – orang dari negara – negara dan budaya yang berbeda. Untuk mewujudkan itu dibutuhkan kepemimpinan dalam meningkatkan komunikasi.

  1. Mengadakan meeting (pertemuan) yang efektif.

Dengan menerapkan ini biasanya tetntukanlah tujuan dan hasil yang diinginkan dari meeting yang dilaksanakan. Selain itu tentukan juga siapa yang harus menghandiri meeting tersebut. Kemudian berikan sebuah agenda kepada peserta sebelum meeting.

Untuk mengadaakan hal tersebut perlu prepare handouts( materi untuk dibagikan ) dan bahan presentasi dan aturlah logistik sedini mungkin. Para Manajer Proyek pada melaksanaakan meeting harus secara profesional, bina dan jalinlah hubungan yang baik.

  1. Menggunakan e-mail secara efektif.

Saran yang dimaksud pastikan bahwa email merupakan alat yang cocok untuk apa yang ingin anda komunikasikan. Pastikan juga untuk mengirim e-mail pada orang yang tepat. Dalam membuat email gunakan subject line ( perihal ) yang bermakna. Pada isi email batasi satu topik utama saja dan pastikan semuanya singkat dan jelas. Apabila menggunakan lampiran pastikan batasi jumlah dan ukurannya. Dalam hal ini pihak manajer wajib melakukan respon replay email yang cepat dan save apabila email itu penting.

  1. Menggunakan template (model standar) untuk komunikasi proyek.

Dengan menggunakan template dalam komunikasi proyek maka proses komunkasi menjadi lebih profesional. Dalam riset bahwa menunjukkan perusahaan yang unggul dalam manajemen proyek pasti menggunakan templates secara efektif.

Berikut salah satu contoh template progress report bulanan :

6. Mengembangkan infrastruktur komunikasi

Dengan mengembangkan infrastruktur komunikasi  maka sejumlah alat, teknik, dan prinspip yang memberikan dasar untuk transfer informasi akan menjadi efektif.  Alat yang dimaksud e-mail, software manajemen proyek,  mesin fax, telpon, sistem telekonferensi, sistem manajemen dokumen, dan pengolah kata. Sedangkan untuk teknik yang dimaksud mencakup pedoman pelaporan dan templates, aturan dasar dan prosedur meeting, proses pengambilan keputusan, pendekatan pemecahan masalah, dan teknik resolusi dan negosiasi. Tentu juga harus didasari prinsip yang efektif yang mencakup penggunaan dialog terbuka dan persetujuan etika kerja.

7. Penggunaan software untuk membantu dalam komunikasi proyek

 

Demikianlah Pembahasan mengenai Manajemen Komunikasi Proyek, Semoga bermanfaat.

Referensi :

  1. 2010. Information Technology Project  Management, Schwalbe Kathy, Thomson Course Technology 4th Edition for International Student Edition
  2. 2000. A Guide to the Project Management Body of Knowledge, Project Management Institute, Newtown Square, Pennsylvania USA
  3. 2013. Head First PMP, 3rd Edition, Jennifer Greene, Andrew Stellman, O’Reilly Media
  4. 2011. Abrar Husen,Ir.,MT., Manajemen Proyek: Perencanaan, Penjadwalan & Pengendalian Proyek, Edisi Revisi

Share dan Klik Salah Salah satu Iklan untuk Mensupport Website Ini :

Facebook instagram Twitter

Artikel Terkait

  • Manajemen Proyek

    05 March 2019

    Sebelum Membahas apa Itu Manajemen Proyek, mari pahami terlebih dahulu apa itu Proyek? Proyek merupakan sebuah usaha / pekerjaan sementara yang dilakukan untuk mencapai tujuan ( produk / hasil ) yang unik dalam jangka waktu tertentu.

  • Memahami Konteks Organisasi

    03 April 2019

    Apa itu Organisasi ? Organisasi merupakan Setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk sesuatu tujuan bersama dan terikat secara formal dimana selalu terdapat hubungan seorang/sekelompok orang yang disebut pimpinan dan seorang/sekelompok yang lain yang disebut bawahan.

  • Pentingnya Belajar Proses Manajemen Proyek

    08 May 2019

    Tentu dalam sebuah manajemen Proyek pasti ada sebuah proses manajemen Proyek. Sebuah proses yang dimaksud adalah Serangkaian tindakan yang diarahkan untuk mencapai hasil tertentu.

  • Proses Manajemen Integrasi Proyek

    17 June 2019

    Manajemen Integrasi Proyek yang baik merupakan kunci keseluruhan keberhasilan proyek. Untuk melakukan manajemen Integrasi proyek yang baik manajer proyek harus mengkoordinasikan semua bidang pengetahuan lainnya sepanjang siklus hidup proyek. Banyak manajer proyek baru yang mengalami kesulitan melihat gambaran besar dan ingin fokus pada detaul yang terlalu banyak. Dalam hal Teknologi Integrasi manajemen proyek tidak sama dengan integrasi software ( perangkat lunak )

  • Belajar Manajemen Lingkup Proyek

    24 June 2019

    Apa itu manajemen Lingkup Proyek ? Lingkup Proyek adalah sebuah lingkup yang mengacu pada semua pekerjaan yang dilakukan dalam menciptakan produk / hasil proyek termasuk proses yang digunakan untuk menciptakan produk / hasil tersebut. Jadi Manajemen Lingkup Proyek mencankup proses – proses yang terlibat dalam menentukan dan mengendalikan segala hal yang termasuk dalam proyek.

  • Pentingnya Belajar Manajemen Waktu Proyek

    01 July 2019

    Kenapa sih ada manajemen waktu proyek. Biasanya para manajer sering mengatakan bahwa melaksanakan proyek tepat waktu merupakan tantangan terbesar mereka. Masalah penjadwalan adalah penyebab utama konfliknya pada proyek – proyek. Selain itu gaya kerja individu dan perbedaaan budaya juga menyebabkan konflik waktu. Yang dimana sebagian orang memilih untuk bekerja sesuai jadwal dan memenuhi tenggang waktu sementara lainnya tidak. Biasanya budaya yang berbeda dan bahkan seluruh negara memiliki sikap yang berbeda tentang jadwal.

  • Belajar Manajemen Biaya Proyek

    08 July 2019

    Sebelum Membahas apa itu Manajemen Biaya Proyek. Anda harus mengentahui apa yang dimaksud biaya. Biaya merupakan sumber daya atau anggaran yang digunkanan untuk mencapai tujuan tertentu. Biaya biasanya diukur dalam satuan moneter seperti dolar atau rupiah. Jadi Manajemen Biaya proyek meliputi bagaimana proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek akan selesai dan sesuai dengan alokasi anggaran yang telah disetujui.

  • Belajar Mengenai Manajemen Kualitas Proyek

    15 July 2019

    Seberapa Pentingkah Manajemen Kualitas Proyek?. Sebelum membahas itu anda harus memahami apa itu Mutu / Kualitas. International Organization for Standardization ( ISO) Mendefinisikan Mutu sebagai tingkatan dimana seperangkat karakterisitk yang melekat memenuhi persyaratan – persyaratan yang ada “ ( ISO9000:2001 ). Sedangkan ahli lain mendefinisikan mutu berdasarkan kesesuai dengan persyaratan seperi proses proyek dan produk sesuai dengan spesifikasi yang ditulis. Ada juga mutu didefinisikan sebagai kemampuan untuk menggunakan produk dapat digunakan sebagaimana direncanakan. Jadi Pada Manajemen Kualitas Proyek memastikan bahwa proyek akan memenuhi kebutuhan yang dibuat.

  • Belajar Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek

    22 July 2019

    Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek adalah pengelolaan pemberdayaan yang paling efektif bagi orang – orang yang terlibat dalam sebuah proyek. Adapun Proses – Proses Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek yang meliputi Mengembangkan Rencana Sumber Daya Manusia / Plan Human Resource Management , Memperoleh Tim Proyek / Acquire Project Team , Mengembangkan Tim Proyek / Develop Project Team , Mengelola Tim Proyek / Manage Project Team

  • Cara Manajemen Komunikasi Proyek yang Baik

    29 July 2019

    Komunikasi yang baik sangat penting dalam manajemen. Pada proyek ancaman terbesar bagi kebanyakan proyek adalah kegagalan dalam berkomunikasi dan budaya tersebut tidak mencerminkan para profesional bidang TI sebagai komunikator yang baik. Adapun penelitian yang menunjukkan bahwa para profesional TI harus dapat berkomunikasi secara efekti agar bisa berhasil dalam posisinya. Jadi Keterampilan verbal atau komunikasi yang kuat merupakan faktor kunci dalam pengembangan karir bagi para profesional TI.

  • Pentingnya Belajar Manajemen Risiko Proyek

    05 August 2019

    Sebagai Manajer Proyek Risiko itu sangat penting diperhitungkan. Maka dari itu adanya Manajemen Resiko Proyek. Manajemen risiko proyek adalah seni dan ilmu untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan menanggapi risiko selama pelaksanaan proyek dengan melakukan hal – hal terbaik untuk mencapai tujuan proyek. Banyak manajemen resiko sering tidak diperhatikan dalam proyek padahal sesungguhnya apabila diperhatikan maka dapat meningkatkan proyek karen membantu dalam memilih proyek yang baik serta menentukan ruang lingkup proyek dan mengembangkan perkiraan yang realistis.

  • Cara Manajemen Pengadaan Proyek yang baik

    12 August 2019

    Sebelum membahas Manajemen Pengadaan Proyek. Disini anda harus memahami apa itu pengadaan sebagai contoh pengadaan barang merupakan proses memperloeh barang atau jasa dari sumber / rekanan luar istilahnya hampir termasuk pembelian dan outsourcing. Untuk saat ini para ahli memperkirakan bahwa pengeluaran global pada perangkat lunak dan jasa komputer akan terus tumbuh. Pada Indonesia Kegiatan pengadaan yang diselenggarakan oleh pemerintah diatur dalam Perpres No. 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah, sekarang No. 70 Tahun 2012.

  • Belajar Manajemen Stakeholder Proyek

    19 August 2019

    Sebelum Membahas mengenai Manajemen Stackholder Proyek tentu anda harus memahami apa itu stakeholder. Stakeholder merupakan orang – orang yang terlibat dalam dan atau dipengaruhi oleh kegiatan – kegiatanya proyek

Kategori Artikel

Follow Us :