Daftar Isi :

  1. Pentingnya Belajar Manajemen Risiko Proyek
  2. Contoh Struktur Pembagian Resiko dalam Proyek TI
  3. Resiko Negatif pada setiap bidang pengetahuan Manajemen Proyek
  4. Gambaran Umum Matriks Probabilitas
  5. Contoh Matriks Probabilitas
  6. Contoh Pelacakan Sepuluh besar butir resiko
  7. Contoh Expected Monetary Value
  8. Contoh Analisis Sensivitas

Sebagai Manajer Proyek Resiko itu sangat penting diperhitungkan. Maka dari itu adanya Manajemen Resiko Proyek. Manajemen resiko proyek adalah seni dan ilmu untuk mengidentifikasi, menganalisis,  dan menanggapi risiko selama pelaksanaan proyek dengan melakukan hal – hal terbaik untuk mencapai tujuan proyek. Banyak manajemen resiko sering tidak diperhatikan dalam proyek padahal sesungguhnya apabila diperhatikan maka dapat meningkatkan proyek karen membantu dalam memilih proyek yang baik serta menentukan ruang lingkup proyek dan mengembangkan perkiraan yang realistis.

Resiko bisa bersifat negatif ataupun positif. Resiko dalam kamus didefinisikan sebagai kemungkinan terjadinya kerugian / kecelakaan atau cedera. Resiko yang bersifat negatif melibatkan pemahaman potensi masalah yang mungkin terjadi dalam proyek dan bagaimana masalah – masalah tersebut menghambat keberhasilan proyek. Untuk melakukan pengelolaan manajemen resiko negatif Seperti bentu asuransi yang dapat dijadikan investasi. Sedangkan Resiko yang bersifat positif adalah resiko yang mengakibatkan terjadinya hal – hal baik / kadang- kadang disebut sebagai peluang.  Jadi tujuan dari adanya Manajemen Resiko proyek adalah untuk meminimalkan resiko negatif dan sekaligus memaksimalkan resiko positif yang berpotensi menjadi peluang

Adapun Proses Manajemen Resiko Proyek :

  1. Merencanakan Manajemen Resiko ( Plan Risk Management )
  2. Mengidentifkasi Resiko ( Identify Risk )
  3. Melakukan Analisis Kualitatif ( Performance Qualitative Risk Analysis )
  4. Melakukan Analisis Kuantitatif ( Perform Quantitative Risk Analysis )
  5. MerencanakanTanggapan Terhadap Resiko ( Risk Response / Plan Risk Analysis )
  6. Memonitor dan mengendalikan Resiko ( Control Risk )

 

Merencanakan Manajemen Resiko

Proses Mendefinisikan bagaimana cara melakukan kegiatan manajemen resiko untuk sebuah proyek. Output utama dari rencana pengelolaan resiko adalah sebuah rencana yang mendokumentaiskan prosedur untuk mengelola resiko seluruh proyek. Biasa tim proyek harus mininjau dokumen – dokumen proyek dan memamahami pendekatan organisasi dan sponsor terhadap resiko. Tingkatannya akan bervariasi dengan kebutuhan proyek. Adapun Topik – topik yang ditangani dalam sebuah rencana manajemen resiko yang meliputi :

  1. Metodologi
  2. Peran dan tanggung jawab
  3. Anggaran dan jadwal
  4. Kategori risiko
  5. Kemungkinan dan dampak Risiko
  6. Dokumentasi Risiko

Berbicara mengenai resiko itu sangat luas seperti resiko pasar , keuangan , teknologi , sumber daya manusia dan resiko struktur / proses. Pembagian Resiko bisa digambar dalam bentu Struktur Pembagian resiko yang merupakan hirarki kategori resiko potensial untuk sebuah proyek. Struktur ini mirip dengan struktur pembagian kerja tapi digunakan untuk mengidentifikasi dan mengkategorikan resiko berikut salah satu Contoh Struktur Pembagian Resiko dalam Proyek TI :

Resiko Negatif memiliki potensi yang berhubungan dengan setiap bidang pengetahuan mengenai Manajemen Proyek berikut Tabelnya :

Pengidentifikasian Resiko

Merupakan proses menentukan resiko – resiko mana yang dapat mempengaruhi proyek dan mendokumentasikan karakteristik resiko – resiko tersebut. Selain itu adanya proses memahami peristiwa potensial apa yang mungkin menghambat atau meningkatkan proyek tertentu. Adapun alat dan teknik pengidentifikasi resiko meliputi :

  1. Brainstorming
  2. Wawancara
  3. Analisis SWOT

Brainstroming

Merupakan teknik dimana sebuah kelompok mencoba untuk menghasilkan ide – ide atau mencari solusi untuk masalah tertentu dengan mengumpulkan ide – ide secara spontan. Biasanya seorang fasilitator yang berpengalaman harus menjalankan sesi brainstorming. Tetapi berhati hatilah untuk tidak berlebihan atau menyalahgunakan brainstorming karena dalam literatur psikologi menunjukkan bahwa individu menghasilkan sejumlah besar gagasan saat bekerja sendirian dari pada yang mereka lakukan melalu brainstorming dalam kelompok kecil atau face to face. Dan biasanya efek kelompok sering menghambat munculnya ide.

Wawancara

Merupakan teknik pencarian fakta untuk mengumpulkan informasi dalam diskusi tatap muka , telepon, email atau pesan instan. Dalam memwawancarai orang –orang dengan pengalaman serupa merupakan alat penting untuk mengidentifikasi resiko.

Analisis SWOT ( Strength , Weakness , Opportunity , Threat )

Merupakan teknik analisis kekuakan , kelemahan , peluang dan ancaman dalam mengidentifikasi resiko baik yang bersifat negatif dan positif pada sebuah proyek.

Setelah menggunakan alat dan teknik dalam mengidentifikasi resiko maka output utamanya adalah daftar resiko. Daftar resiko adalah sebuah dokumen yang berisi hasil dari berbagai proses manajemen resiko yang sering ditampilkan dalam sebuah tabel atau format spreadsheet. Daftar ini menjadi sebuah alat untuk mendokumentasikan perisitiwa resiko potensial dan informasi terkait. Biasanya Resiko merujuk pada peristiwa tertentu atau peristiwa yang tidak pasti yang mungkin terjadi dan berujung pada kerugian atau peningkatan proyek. Adapun Isi Daftar Resiko yang meliputi :

  1. Sebuah nomor identifikasi untuk setiap kejadian risiko.
  2. Sebuah peringkat untuk setiap kejadian risiko.
  3. Nama dari setiap kejadian risiko.
  4. Sebuah deskripsi dari setiap kejadian risiko.
  5. Kategori di mana setiap kejadian risiko ditempatkan.
  6. Akar penyebab risiko masing-masing.
  7. Pemicu masing-masing risiko; pemicu merupakan indikator atau gejala dari peristiwa risiko yang sebenarnya.
  8. Tanggapan potensial terhadap masing-masing risiko.
  9. Para risk owner adalah orang yang akan bertanggung jawab terhadap masing-masing risiko.
  10. Probabilitas dan dampak dari setiap risiko yang terjadi.
  11. Status dari setiap risiko.

 

Selain Daftar Resiko banyak organisasi bergantung pada perasaan intuitif dan pengalaman amsa lalu para ahli untuk membantu mengidentifikasi resiko proyek yang potensial. Biasanya para ahli dapat mengkategorikan resiko pada tingkat yang tinggi , sedang atau rendah. Penilain Ahli juga dapat membantu menciptakan dan memonitor daftar resiko yang mempunyai prioritas rendah tapi masih diidentifikasi sebagai resiko potensial.

 

Melakukan Analisis Kualitatif

Merupakan proses memprioritaskan resiko untuk analisis atau tindakan lebih lanjut dengan menilai dan menggabungkan probabilitas yang dapat terjadi dan memberi dampak terhadap resiko – resiko tersebut. Dengan melakukan analisis kualitatif manajer proyek dapat menilai kemungkinan dan dampak resiko yang teridentifikasi untuk menentukan pengaruh dan prioritasnya. Alat dan teknik kualitifikasi resiko meliputi :

  1. Matriks probabilitas / dampak.
  2. Top Ten (Sepuluh Besar) Pelacakan Butir Risiko.
  3. Penilaian para ahli.

Matriks Probabilitas

Sebuah Matriks atau bagan probabilitas yang encantumkan probabilitas relatif dari resiko yang terjadi pada salah satu sisi matriks atau sumbu pada grafik dan dampak relaitf dari resiko yang terjadi di sisi lain. Dengan Matrik Probabilitas dapa memberikan daftar resiko dan kemudian memberi masing – masing label tinggi , sedang atau rendah dalam hal probabilitas kejadian dan dampaknya jika suatu resiko terjadi. Anda juga dapat menghitung resiko dengan cara angka yang mewakili keseluruhan resiko kejadian tertentu berdasarkan probabilitas mereka terjadi dan konsekuensi untuk proyek jika resiko terjadi. Berikut Gambaran Umum pembuatan Matriksnya :

Dan berikut Contoh Matriksnya :

Pelacakan Sepuluh Besar Butir Resiko ( Top Ten Risk Item Tracking )

Merupakan alat analisis resiko kualitatif yang membantu untuk mengidentifikasi resiko dan mempertahankan kewaspadaan terhadap resiko sepanjang pelaksanaan proyek. hal yang perlu dilakukan dengan membuat daftar peringkat saat ini, peringkat sebelumnya, jumlah muculnya resiko di daftar selama periode waktu tertentu dan ringkasan kemajuan yang dibuat dalam menyelesaikan butir resiko. Berikut Contoh Pelacakan Sepuluh besar butir resiko :

Melakukan Analisis Kuantitatif

Merupakan proses mempriortaskan resiko untuk analisis atau tindakan lebih lanjut dengan menilai dan menggabungkan probabilitas yang dapat terjadi dan memberi dampak terhadap resiko – resiko tersebut. Untuk manajer Proyek seringlah melakukan analisis resiko kualitatif tetapi dapat juga dilakukan bersama dengan analisis kuantitatif. Biasanya Proyek – proyek besar dan kompleks yang melibatkan teknologi terdepan sering memerlukan analisis resiko kuantitatif yang luas. Adapun Teknik Utama meliputi :

  1. Keputusan tree analysis (analisis pohon).
  2. Simulasi.
  3. Analisis sensitivitas.

Analisys Pohon

Merupakan teknik analisis diagram yang digunakan untuk membantu memilih tindakan terbaik dalam situasi dimana hasil dimasa depan tidak pasti. Dalam anailis ini terdapat Expected Monetary Value yang merupakan produk dari sebuah probabilitas kejadian resiko dan nilai moneter kejadian terjebut. Anda dapat mengambar decision tree ( pohon keputusan ) untuk membantu menemukan EMV. Berikut contoh EMV :

Analisis Sensivitas

Merupakan teknik yang digunakan untuk menunjukkan efek dari perubahan satu variabel atau lebih pada suatu outcome ( hasil ) sebagai contoh banyak orang yang menggunakannya untuk menentukan apakah pembayaran bulanan untuk pinjaman akan diberikan suku bunga atau periode pinjaman yang berbeda, atau untuk menentukan break-even points  berdasarkan pada asumsi yang berbeda.biasanya Spreadsheet seperti Excel adalah alat umum untuk melakukan analisi sensivitas. Berikut contoh Analisis Sensivitas :

Perencaan Tanggapan Resiko

Merupakan Proses mengembangkan pilihan dan tindakan untuk meningkatkan peluang dan untuk mengurangi ancaman terhadap tujuan proyek. Biasanya setelah mengidentifikasi dan mengkuantifikasi resiko harus diputuskan bagaiman merespon resiko tersebut. Ada empat strategi utama untuk merespon resiko – negatif yaitu :

  1. Risk avoidance (Menghindari risiko)
  2. Risk acceptance (Menerima risiko)
  3. Risk transference (Mentrasfer risiko)
  4. Risk mitigation (Mengurangi risiko)

Selain mrespon resiko negatif tentu ada strategi juga dalam merespon resiko positif yang meliputi :

 

  1. Eksploitasi risiko
  2. Pembagian risiko
  3. Peningkatan risiko
  4. Penerimaan risiko

Tentu penting juga untuk mengidentifikasi resiko sekunder dan resiko residual. Resiko sekunder yang dimaksud akib langsung dari pelaksanaan respon resiko. Sedangkan resiko residual yang dimaksud resiko yang masih tersisa setelah semua respon strategi telah dilaksanakan.

 

Pengawasan dan Pengendalian Resiko

Merupakan proses pelaksanaan rencana tanggapan resiko, pelacakan resiko yang teridentifikasi , pemantauan resiko yang masih ada , mengidentifikasi resiko baru dan mengevaluasi proses resiko seluruh proyek.biasanya mencakup pelaksaanaan proses manajemen resiko untuk merespons perisitiwa – perisitwa resiko. Output dari pengawasan dan pengendalian resiko ini meliputi :

  1. Perubahan-perubahan yang diminta.
  2. Tindakan korektif dan pencegahan yang direkomendasikan.
  3. Update pada daftar risiko, rencana manajemen proyek, dan aset proses organisasional.

 

Dari Keseluruhan Proses Manajemen Resiko yang baik maka akan menghasilkan Hasil yang baik. Tidak seperti manajemen kritis, manajemen resiko proyek yang baik sering terjadi tanpa disadari. Pada Proyek yang dijalankan dengan baik tampaknya dilakukan dengan mudah padahal sesungguhnya banyak pekerjaan yang harus dilakukan agar proyek berjalan dengan baik. Maka banyak Manajer Proyek harus berusaha untuk membuat pekerjaan merek terlihat mudah untuk mencerminkan hasil baik dalam menjalankan proyek.

Demikianlah Pembahasan mengenai Manajemen Risiko Proyek, Semoga bermanfaat.

Referensi :

  1. 2010. Information Technology Project  Management, Schwalbe Kathy, Thomson Course Technology 4th Edition for International Student Edition
  2. 2000. A Guide to the Project Management Body of Knowledge, Project Management Institute, Newtown Square, Pennsylvania USA
  3. 2013. Head First PMP, 3rd Edition, Jennifer Greene, Andrew Stellman, O’Reilly Media
  4. 2011. Abrar Husen,Ir.,MT., Manajemen Proyek: Perencanaan, Penjadwalan & Pengendalian Proyek, Edisi Revisi

 

Share dan Klik Salah Salah satu Iklan untuk Mensupport Website Ini :