Cara Manajemen Pengadaan Proyek yang baik

Sebelum membahas Manajemen Pengadaan Proyek. Disini anda harus memahami apa itu pengadaan sebagai contoh pengadaan barang merupakan proses memperloeh barang atau jasa dari sumber / rekanan luar istilahnya hampir termasuk pembelian dan outsourcing.

Untuk saat ini para ahli memperkirakan bahwa pengeluaran global pada perangkat lunak dan jasa komputer akan terus tumbuh. Pada Indonesia Kegiatan pengadaan yang diselenggarakan oleh pemerintah diatur dalam Perpres No. 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah, sekarang No. 70 Tahun 2012.

Dalam Hal Jasa Mengapa Menggunakan Outsource.? Itu karen dengan menggunakan Outsource akan mengurangi biaya tetap dan biaya yang dibayar berluang –ulang. Dan juga memungkinkan organisasi clien agar fokus pada bisnis utama. Dengan menggunakan Outsource akan dapat memberikan fleksibilitas, meningkatkan akuntabilitas dan dapat mengakses keterampilan dan teknologinya.

Dalam proses Outsourcing tentu  adanya kesepakatan Kontrak antara kedua belah pihak. Kontrak yang dimaksud adalah kesepakatan saling mengikan yang mewajibkan penjual untuk menyediakan produk atau jasa tertentu dan mewajibkan pembeli untuk membayar mereka. Dengan adanya Kontrak dapat memperjelas tanggung jawab dan juga mempertajam fokus pada produk utama yang dihasilkan dari suatu proyek.

Dengan Kontrak yang bersifat mengikat secara hukum maka ada akuntabilitas yang lebih untuk memberikan pekerjaan sebagaimana yang tercantum dalam kontrak. Tren saat ini dalam outsourcing adalah meningkatnya volume kontrak.

Dari Pemahaman tersebut makan Manajemen Pengadaan Proyek merupakan Pengelolaan Mendapatkan Barang dan Jasa untuk Proyek dari luar dengan dukungan rekanan/ organisasi yang terlibat dalam pengadaan.

Proses Proses dalam Manajemen Pengadaan Proyek meliputi :

  1. Merencanakan Pengadaaan ( Plan Procurements Management )
  2. Melakukan Pengadaan ( Conduct Procurements )
  3. Mengadministrasikan / Kontrol Pengadaan ( Control Procurements )
  4. Closing ( Mengakiri Pengadaan )

Merencanakan Pengadaaan ( Plan Procurements Management )

Merupakan Proses mendokumentasikan keputusan pembelian , menentukan pendekatan dan mengidentifikasi penjal yang potensial dalam proyek. selain itu juga mengidentifikasi kebutuhan proyek terbaik yang dapat dipenuhi dengan menggunakan produk atau jasa dari luar organisasi. Jika tida ada keperluan untuk membeli produk atau jasa dari luar organisasi, maka tidak perlu melakukan proses manajemen pengadaan lainnya.

Adapun Alat dan teknik untuk rencana Pengadaan yaitu dengan melakukan Analisis make – or – buy ( membuat atau membeli ). Analisa ini merupakan teknik manajemen umum yang digunakan untuk menentukan apakah suatu organisasi harus membuat suatu produk atau layanan jasa tertentu di dalam organisasi atau membeli dari pihak lain.

Ada juga menggunakan analisis keuangan. Namu para ahil baik internal maupun eksternal dapat memberikan masukan yang penting dalam pengambilan keputusan kegiatan pengadaan. Dengan Rencana manajemen pengadaan maka dapat menjelaskan bagaimana proses pengadaan yang akan dikelola mulai dari kegiatan pendokumentasian untuk melakukan pembelian atau pengadaan dari pihak luar hingga penutupan kontrak. Tentu isi atau daftar rencana bervariasi berdasarkan kebutuhan proyek.

Melakukan Pengadaan ( Conduct Procurements )

untuk melakukan pengadaan salah satunya Outsourcing tentu setiap manajer selalu melakukan Perjanjian Kontrak Kerja / Contract Statment of Work ( SOW ).  Perjanjian kerja yang dimaksud adalah deksripsi pekerjaan yang diperlukan untuk kegiatan pengadaan. Jika SOW digunakan sebagai bagian dari kontrak untuk menggambarkan hanya pekerjaan yang diperlukan untuk kontrak tertentu hal itu disebut sebagai perjanjian kontrak kerja. Lebih singkatnya SOW adalah jenis pernyataan ruang lingkup kegiatan pengadaan. Sebuah SOW yang baik memberikan para penawar ( rekanan yang melakukan penawaran ) pemahaman yang lebih baik tentang harapan pembeli. Adapun Klausul dalam Kontrak yaitu :

  1. Kontrak harus mencakup klausul khusu untuk mempertimbangkan masalah unik dalam kegiatan proyek.
  2. Memerlukan berbagai pengalaman pendidikan atau pengalaman kerja untuk hak- hak upah yang berbeda
  3. Klausul kontrak yang memungkinkan pembeli atau pemasok untuk mengakhiri kontrak

Untuk membuat Sebuah Contratct Statment of Work ( SOW ) / Perjanjian Kerja ada beberapa format / template dalam pembuatannya yaitu :

  1. Lingkup Kerja

Menjelaskan pekerjaan yang harus dilakukan secara detail. Selain itu menentukan perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan secara tepat dan sesuai dengan pekerjaan.

  1. Lokasi Kerja

Menjelaskan dimana pekerjaan harus dilakukan. Selain itu menentukan lokasi perangkat keras dan perangkat lunak serta dimana orang harus melakukan pekerjaan.

  1. Periode Kinerja

Menentukan kapan pekerjaan dimulai dan diakhiri, jam kerja, jumlah jam yang dapat ditagih per minggu, dimana pekerjaan harus dilakukan dan informasi mengenai jadwal terkait

  1. Jadwal Produk yang dihasilkan

Memberikan daftar produk khusu yang dihasilkan, menggambarkannya secara rinci dan menentukan kapan jatuh tempo atau harus diselesaikan.

  1. Standar yang dapat diberlakukan

Menentukan standar – standar spesifik setiap perusahaan / Industri yang relevan dengan pelaksanaan pekerjaan.

  1. Kriteria Penerimaan.

Menjelaskan bagaimana organisasi pembeli akan menentukan apakah pekerjaan dapat diterima.

  1. Syarat – Syarat Khusus

Menentukan persyaratan khusu seperti serfifikasi perangkat keras atau perangkat lunak, tingkat minimum atau tingkat pngalaman personil , persyaratan perjalanan dan sebagainya.

 

Dengan memahami Template SOW tersebut maka dapatlah melakukan perencanaan kontrak / Persetujuan. Yang meliputi

  1. Persiapan beberapa dokumen yang diperlukan bagi penjual potensial untuk mempersiapkan tanggapan mereka dan menentukan kriteria evaluasi untuk pemberian penghargaan kontrak.
  2. Permintaaan Proposal yang digunakan untuk meminta proposal dari penjual yang prospektif. Proposal yang dimaksud merupakan suatu dokumen yang disiapkan oleh penjual ketika ada pendekatan yang berbeda dalam memenuhi kebutuhan pembeli.
  3. Permintaan Harga yang digunkan untuk meminta daftar lelang atau penawaran dari calon pemasok. Penawaran / tender yang dimaksud adalah dokumen yang disiapkan oleh penjual yang memberikan harga untuk item standar yang secara jelas telah ditentukan oleh pembeli.

Berikut Contoh Aspek – Aspek yang perlu diperhatikan dalam Permintaan untuk Proposal :

  1. Tujuan Permintaan proposal
  2. Latar Belakang Organisasi
  3. Persyaratan Dasar
  4. Lingkungan Hardware dan Software
  5. Deskripsi Proses Permintaan proposal
  6. Pernyataan Kerja dan Informasi Jadwal
  7. Lampiran lain-lain
    1. Ikhtisar sistem saat ini
    2. Persyaratan Sistem
    3. Volume dan ukuran data
    4. Isi tanggapan vendor (penjual) yang diperlukan  untuk permintaan proposal
    5. Contoh Kontrak

Setelah mendapat Permintaan Untuk Proposal tentu harus dilakukan Kriteria Evaluasi yang sangat penting memahami kriteria evaluasi sebelum mengeluarkan permintaan proposal yang resmi. Dan tentu harus waspada terhadap proposal yang terlihat bagus diatas kertas, silahkan dipastikan untuk mengevaluasi faktor – faktor seperti kinerja masa lalu dan pendekatan manajemen. Selain itu dapat juga memerlukan presentasi teknis sebagai bagian dari proposal.  Berikut contoh Evaluasi Proposal dalam Pengadaan :

Mengadministrasikan / Kontrol Pengadaan ( Control Procurements )

Dengan Kriteria Evaluasi dalam memilih Proposal mana yang terbaik untuk dipilih. Setelah melakukan Pemilihan maka tentu ada Pengelolaan Kegiatan Pengadaan. Pengelolaan kegiatan pengadaan yang dimaksud adalah memastikan bahwa kinerja penjual / rekanan memenuhi persyaratan kontrak. Tentu Kontrak berhubungan dengan hukum.

Jadi penting agar para profesional yang mengerti hukum dan kontrak terlibat dalam menulis dan mengelola kontrak. Banyak manajer proyek mengabaikan masalah kontrak yang dapat mengakibatkan masalah serius kedepannya.

Adapun Saran – Saran untuk Pengendalian Perubahan Kontrak yang meliputi :

  1. Diusahakan Perubahan untuk setiap bagian dari proyek perlu ditinjau, dan didokumentasikan oleh orang yang sama dengan cara yang sama pada saat bagian asli dari rencana itu disetujui.
  2. Evasiluasi setiap perubahan harus mencakup analisis dampak bagaimana perubahan dapat mempengaruhi lingkup, waktu , biaya dan kualitas barang atau jasa yang disediakan
  3. Perubahan harus didokumentasikan secara tertulis. Dan Anggota tim proyek juga harus mendokuementasikan semua pertemuan penting dan panggilan telepon.
  4. Para Manajer Proyek dan Tim harus tetap terlibat untuk memastikan sistem baru akan memenuhi kebutuhan bisnis dan tetap bekerja di lingkungan operasional.
  5. Memiliki rencana Cadangan
  6. Menggunakan Alat dan teknik seperti sistem pengendalian perubahan kontrak, review kinerja yang dilakukan oleh pembeli, inspeksi dan audit dan lain sebagainya.

Closing ( Mengakiri Pengadaan )

Merupakan Proses yang meliputi penyelesaian Setiap Kegiatan Pengadaan Proyek. dalam mengakhiri kegiatan pengadaan tim Proyek harus :

  1. Menentukan apakah semua pekerjaan selesai dengan benar dan memuaskan.
  2. Memperbarui catatan untuk mencerminkan hasil akhir.
  3. Mengarsip informasi untuk penggunaan di masa yang akan datang.

Untuk Kontrak itu sendiri harus mencakup persyaratan penerimaan dan penutupan secara formal

Adapun Alat – Alat untuk membantu penutupan kontrak yang meliputi :

Audit Pengadaan dengan menidentifikasi pelajar yang didapat melalui proses pengadaan

Sebuah Sistem Manajemen Records ( pencatatan ) yang memberikan kemampuan untuk dengan mudah mengatur , menemukan dan mengarsip dokumen – dokumen yang terkait dengan kegaiatan pengadaan.

 

Demikianlah Pembahasan mengenai Manajemen Pengadaan Proyek, Semoga bermanfaat.

Referensi :

  1. 2010. Information Technology Project  Management, Schwalbe Kathy, Thomson Course Technology 4th Edition for International Student Edition
  2. 2000. A Guide to the Project Management Body of Knowledge, Project Management Institute, Newtown Square, Pennsylvania USA
  3. 2013. Head First PMP, 3rd Edition, Jennifer Greene, Andrew Stellman, O’Reilly Media
  4. 2011. Abrar Husen,Ir.,MT., Manajemen Proyek: Perencanaan, Penjadwalan & Pengendalian Proyek, Edisi Revisi

Share dan Klik Salah Salah satu Iklan untuk Mensupport Website Ini :

Facebook instagram Twitter

Artikel Terkait

  • Manajemen Proyek

    05 March 2019

    Sebelum Membahas apa Itu Manajemen Proyek, mari pahami terlebih dahulu apa itu Proyek? Proyek merupakan sebuah usaha / pekerjaan sementara yang dilakukan untuk mencapai tujuan ( produk / hasil ) yang unik dalam jangka waktu tertentu.

  • Memahami Konteks Organisasi

    03 April 2019

    Apa itu Organisasi ? Organisasi merupakan Setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk sesuatu tujuan bersama dan terikat secara formal dimana selalu terdapat hubungan seorang/sekelompok orang yang disebut pimpinan dan seorang/sekelompok yang lain yang disebut bawahan.

  • Pentingnya Belajar Proses Manajemen Proyek

    08 May 2019

    Tentu dalam sebuah manajemen Proyek pasti ada sebuah proses manajemen Proyek. Sebuah proses yang dimaksud adalah Serangkaian tindakan yang diarahkan untuk mencapai hasil tertentu.

  • Proses Manajemen Integrasi Proyek

    17 June 2019

    Manajemen Integrasi Proyek yang baik merupakan kunci keseluruhan keberhasilan proyek. Untuk melakukan manajemen Integrasi proyek yang baik manajer proyek harus mengkoordinasikan semua bidang pengetahuan lainnya sepanjang siklus hidup proyek. Banyak manajer proyek baru yang mengalami kesulitan melihat gambaran besar dan ingin fokus pada detaul yang terlalu banyak. Dalam hal Teknologi Integrasi manajemen proyek tidak sama dengan integrasi software ( perangkat lunak )

  • Belajar Manajemen Lingkup Proyek

    24 June 2019

    Apa itu manajemen Lingkup Proyek ? Lingkup Proyek adalah sebuah lingkup yang mengacu pada semua pekerjaan yang dilakukan dalam menciptakan produk / hasil proyek termasuk proses yang digunakan untuk menciptakan produk / hasil tersebut. Jadi Manajemen Lingkup Proyek mencankup proses – proses yang terlibat dalam menentukan dan mengendalikan segala hal yang termasuk dalam proyek.

  • Pentingnya Belajar Manajemen Waktu Proyek

    01 July 2019

    Kenapa sih ada manajemen waktu proyek. Biasanya para manajer sering mengatakan bahwa melaksanakan proyek tepat waktu merupakan tantangan terbesar mereka. Masalah penjadwalan adalah penyebab utama konfliknya pada proyek – proyek. Selain itu gaya kerja individu dan perbedaaan budaya juga menyebabkan konflik waktu. Yang dimana sebagian orang memilih untuk bekerja sesuai jadwal dan memenuhi tenggang waktu sementara lainnya tidak. Biasanya budaya yang berbeda dan bahkan seluruh negara memiliki sikap yang berbeda tentang jadwal.

  • Belajar Manajemen Biaya Proyek

    08 July 2019

    Sebelum Membahas apa itu Manajemen Biaya Proyek. Anda harus mengentahui apa yang dimaksud biaya. Biaya merupakan sumber daya atau anggaran yang digunkanan untuk mencapai tujuan tertentu. Biaya biasanya diukur dalam satuan moneter seperti dolar atau rupiah. Jadi Manajemen Biaya proyek meliputi bagaimana proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek akan selesai dan sesuai dengan alokasi anggaran yang telah disetujui.

  • Belajar Mengenai Manajemen Kualitas Proyek

    15 July 2019

    Seberapa Pentingkah Manajemen Kualitas Proyek?. Sebelum membahas itu anda harus memahami apa itu Mutu / Kualitas. International Organization for Standardization ( ISO) Mendefinisikan Mutu sebagai tingkatan dimana seperangkat karakterisitk yang melekat memenuhi persyaratan – persyaratan yang ada “ ( ISO9000:2001 ). Sedangkan ahli lain mendefinisikan mutu berdasarkan kesesuai dengan persyaratan seperi proses proyek dan produk sesuai dengan spesifikasi yang ditulis. Ada juga mutu didefinisikan sebagai kemampuan untuk menggunakan produk dapat digunakan sebagaimana direncanakan. Jadi Pada Manajemen Kualitas Proyek memastikan bahwa proyek akan memenuhi kebutuhan yang dibuat.

  • Belajar Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek

    22 July 2019

    Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek adalah pengelolaan pemberdayaan yang paling efektif bagi orang – orang yang terlibat dalam sebuah proyek. Adapun Proses – Proses Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek yang meliputi Mengembangkan Rencana Sumber Daya Manusia / Plan Human Resource Management , Memperoleh Tim Proyek / Acquire Project Team , Mengembangkan Tim Proyek / Develop Project Team , Mengelola Tim Proyek / Manage Project Team

  • Cara Manajemen Komunikasi Proyek yang Baik

    29 July 2019

    Komunikasi yang baik sangat penting dalam manajemen. Pada proyek ancaman terbesar bagi kebanyakan proyek adalah kegagalan dalam berkomunikasi dan budaya tersebut tidak mencerminkan para profesional bidang TI sebagai komunikator yang baik. Adapun penelitian yang menunjukkan bahwa para profesional TI harus dapat berkomunikasi secara efekti agar bisa berhasil dalam posisinya. Jadi Keterampilan verbal atau komunikasi yang kuat merupakan faktor kunci dalam pengembangan karir bagi para profesional TI.

  • Pentingnya Belajar Manajemen Risiko Proyek

    05 August 2019

    Sebagai Manajer Proyek Risiko itu sangat penting diperhitungkan. Maka dari itu adanya Manajemen Resiko Proyek. Manajemen risiko proyek adalah seni dan ilmu untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan menanggapi risiko selama pelaksanaan proyek dengan melakukan hal – hal terbaik untuk mencapai tujuan proyek. Banyak manajemen resiko sering tidak diperhatikan dalam proyek padahal sesungguhnya apabila diperhatikan maka dapat meningkatkan proyek karen membantu dalam memilih proyek yang baik serta menentukan ruang lingkup proyek dan mengembangkan perkiraan yang realistis.

  • Cara Manajemen Pengadaan Proyek yang baik

    12 August 2019

    Sebelum membahas Manajemen Pengadaan Proyek. Disini anda harus memahami apa itu pengadaan sebagai contoh pengadaan barang merupakan proses memperloeh barang atau jasa dari sumber / rekanan luar istilahnya hampir termasuk pembelian dan outsourcing. Untuk saat ini para ahli memperkirakan bahwa pengeluaran global pada perangkat lunak dan jasa komputer akan terus tumbuh. Pada Indonesia Kegiatan pengadaan yang diselenggarakan oleh pemerintah diatur dalam Perpres No. 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah, sekarang No. 70 Tahun 2012.

  • Belajar Manajemen Stakeholder Proyek

    19 August 2019

    Sebelum Membahas mengenai Manajemen Stackholder Proyek tentu anda harus memahami apa itu stakeholder. Stakeholder merupakan orang – orang yang terlibat dalam dan atau dipengaruhi oleh kegiatan – kegiatanya proyek

Kategori Artikel

Follow Us :