Daftar Isi :

  1. CARA MANAJEMEN PENGADAAN PROYEK YANG BAIK
  2. Merencanakan Pengadaaan
  3. Melakukan Pengadaan
  4. contoh Evaluasi Proposal dalam Pengadaan

Sebelum membahas Manajemen Pengadaan Proyek. Disini anda harus memahami apa itu pengadaan sebagai contoh pengadaan barang merupakan proses memperloeh barang atau jasa dari sumber / rekanan luar istilahnya hampir termasuk pembelian dan outsourcing.

Untuk saat ini para ahli memperkirakan bahwa pengeluaran global pada perangkat lunak dan jasa komputer akan terus tumbuh. Pada Indonesia Kegiatan pengadaan yang diselenggarakan oleh pemerintah diatur dalam Perpres No. 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah, sekarang No. 70 Tahun 2012.

Dalam Hal Jasa Mengapa Menggunakan Outsource.? Itu karen dengan menggunakan Outsource akan mengurangi biaya tetap dan biaya yang dibayar berluang –ulang. Dan juga memungkinkan organisasi clien agar fokus pada bisnis utama. Dengan menggunakan Outsource akan dapat memberikan fleksibilitas, meningkatkan akuntabilitas dan dapat mengakses keterampilan dan teknologinya.

Dalam proses Outsourcing tentu  adanya kesepakatan Kontrak antara kedua belah pihak. Kontrak yang dimaksud adalah kesepakatan saling mengikan yang mewajibkan penjual untuk menyediakan produk atau jasa tertentu dan mewajibkan pembeli untuk membayar mereka. Dengan adanya Kontrak dapat memperjelas tanggung jawab dan juga mempertajam fokus pada produk utama yang dihasilkan dari suatu proyek.

Dengan Kontrak yang bersifat mengikat secara hukum maka ada akuntabilitas yang lebih untuk memberikan pekerjaan sebagaimana yang tercantum dalam kontrak. Tren saat ini dalam outsourcing adalah meningkatnya volume kontrak.

Dari Pemahaman tersebut makan Manajemen Pengadaan Proyek merupakan Pengelolaan Mendapatkan Barang dan Jasa untuk Proyek dari luar dengan dukungan rekanan/ organisasi yang terlibat dalam pengadaan.

Proses Proses dalam Manajemen Pengadaan Proyek meliputi :

  1. Merencanakan Pengadaaan ( Plan Procurements Management )
  2. Melakukan Pengadaan ( Conduct Procurements )
  3. Mengadministrasikan / Kontrol Pengadaan ( Control Procurements )
  4. Closing ( Mengakiri Pengadaan )

Merencanakan Pengadaaan ( Plan Procurements Management )

Merupakan Proses mendokumentasikan keputusan pembelian , menentukan pendekatan dan mengidentifikasi penjal yang potensial dalam proyek. selain itu juga mengidentifikasi kebutuhan proyek terbaik yang dapat dipenuhi dengan menggunakan produk atau jasa dari luar organisasi. Jika tida ada keperluan untuk membeli produk atau jasa dari luar organisasi, maka tidak perlu melakukan proses manajemen pengadaan lainnya.

Adapun Alat dan teknik untuk rencana Pengadaan yaitu dengan melakukan Analisis make – or – buy ( membuat atau membeli ). Analisa ini merupakan teknik manajemen umum yang digunakan untuk menentukan apakah suatu organisasi harus membuat suatu produk atau layanan jasa tertentu di dalam organisasi atau membeli dari pihak lain.

Ada juga menggunakan analisis keuangan. Namu para ahil baik internal maupun eksternal dapat memberikan masukan yang penting dalam pengambilan keputusan kegiatan pengadaan. Dengan Rencana manajemen pengadaan maka dapat menjelaskan bagaimana proses pengadaan yang akan dikelola mulai dari kegiatan pendokumentasian untuk melakukan pembelian atau pengadaan dari pihak luar hingga penutupan kontrak. Tentu isi atau daftar rencana bervariasi berdasarkan kebutuhan proyek.

Melakukan Pengadaan ( Conduct Procurements )

untuk melakukan pengadaan salah satunya Outsourcing tentu setiap manajer selalu melakukan Perjanjian Kontrak Kerja / Contract Statment of Work ( SOW ).  Perjanjian kerja yang dimaksud adalah deksripsi pekerjaan yang diperlukan untuk kegiatan pengadaan. Jika SOW digunakan sebagai bagian dari kontrak untuk menggambarkan hanya pekerjaan yang diperlukan untuk kontrak tertentu hal itu disebut sebagai perjanjian kontrak kerja. Lebih singkatnya SOW adalah jenis pernyataan ruang lingkup kegiatan pengadaan. Sebuah SOW yang baik memberikan para penawar ( rekanan yang melakukan penawaran ) pemahaman yang lebih baik tentang harapan pembeli. Adapun Klausul dalam Kontrak yaitu :

  1. Kontrak harus mencakup klausul khusu untuk mempertimbangkan masalah unik dalam kegiatan proyek.
  2. Memerlukan berbagai pengalaman pendidikan atau pengalaman kerja untuk hak- hak upah yang berbeda
  3. Klausul kontrak yang memungkinkan pembeli atau pemasok untuk mengakhiri kontrak

Untuk membuat Sebuah Contratct Statment of Work ( SOW ) / Perjanjian Kerja ada beberapa format / template dalam pembuatannya yaitu :

  1. Lingkup Kerja

Menjelaskan pekerjaan yang harus dilakukan secara detail. Selain itu menentukan perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan secara tepat dan sesuai dengan pekerjaan.

  1. Lokasi Kerja

Menjelaskan dimana pekerjaan harus dilakukan. Selain itu menentukan lokasi perangkat keras dan perangkat lunak serta dimana orang harus melakukan pekerjaan.

  1. Periode Kinerja

Menentukan kapan pekerjaan dimulai dan diakhiri, jam kerja, jumlah jam yang dapat ditagih per minggu, dimana pekerjaan harus dilakukan dan informasi mengenai jadwal terkait

  1. Jadwal Produk yang dihasilkan

Memberikan daftar produk khusu yang dihasilkan, menggambarkannya secara rinci dan menentukan kapan jatuh tempo atau harus diselesaikan.

  1. Standar yang dapat diberlakukan

Menentukan standar – standar spesifik setiap perusahaan / Industri yang relevan dengan pelaksanaan pekerjaan.

  1. Kriteria Penerimaan.

Menjelaskan bagaimana organisasi pembeli akan menentukan apakah pekerjaan dapat diterima.

  1. Syarat – Syarat Khusus

Menentukan persyaratan khusu seperti serfifikasi perangkat keras atau perangkat lunak, tingkat minimum atau tingkat pngalaman personil , persyaratan perjalanan dan sebagainya.

 

Dengan memahami Template SOW tersebut maka dapatlah melakukan perencanaan kontrak / Persetujuan. Yang meliputi

  1. Persiapan beberapa dokumen yang diperlukan bagi penjual potensial untuk mempersiapkan tanggapan mereka dan menentukan kriteria evaluasi untuk pemberian penghargaan kontrak.
  2. Permintaaan Proposal yang digunakan untuk meminta proposal dari penjual yang prospektif. Proposal yang dimaksud merupakan suatu dokumen yang disiapkan oleh penjual ketika ada pendekatan yang berbeda dalam memenuhi kebutuhan pembeli.
  3. Permintaan Harga yang digunkan untuk meminta daftar lelang atau penawaran dari calon pemasok. Penawaran / tender yang dimaksud adalah dokumen yang disiapkan oleh penjual yang memberikan harga untuk item standar yang secara jelas telah ditentukan oleh pembeli.

Berikut Contoh Aspek – Aspek yang perlu diperhatikan dalam Permintaan untuk Proposal :

  1. Tujuan Permintaan proposal
  2. Latar Belakang Organisasi
  3. Persyaratan Dasar
  4. Lingkungan Hardware dan Software
  5. Deskripsi Proses Permintaan proposal
  6. Pernyataan Kerja dan Informasi Jadwal
  7. Lampiran lain-lain
    1. Ikhtisar sistem saat ini
    2. Persyaratan Sistem
    3. Volume dan ukuran data
    4. Isi tanggapan vendor (penjual) yang diperlukan  untuk permintaan proposal
    5. Contoh Kontrak

Setelah mendapat Permintaan Untuk Proposal tentu harus dilakukan Kriteria Evaluasi yang sangat penting memahami kriteria evaluasi sebelum mengeluarkan permintaan proposal yang resmi. Dan tentu harus waspada terhadap proposal yang terlihat bagus diatas kertas, silahkan dipastikan untuk mengevaluasi faktor – faktor seperti kinerja masa lalu dan pendekatan manajemen. Selain itu dapat juga memerlukan presentasi teknis sebagai bagian dari proposal.  Berikut contoh Evaluasi Proposal dalam Pengadaan :

Mengadministrasikan / Kontrol Pengadaan ( Control Procurements )

Dengan Kriteria Evaluasi dalam memilih Proposal mana yang terbaik untuk dipilih. Setelah melakukan Pemilihan maka tentu ada Pengelolaan Kegiatan Pengadaan. Pengelolaan kegiatan pengadaan yang dimaksud adalah memastikan bahwa kinerja penjual / rekanan memenuhi persyaratan kontrak. Tentu Kontrak berhubungan dengan hukum.

Jadi penting agar para profesional yang mengerti hukum dan kontrak terlibat dalam menulis dan mengelola kontrak. Banyak manajer proyek mengabaikan masalah kontrak yang dapat mengakibatkan masalah serius kedepannya.

Adapun Saran – Saran untuk Pengendalian Perubahan Kontrak yang meliputi :

  1. Diusahakan Perubahan untuk setiap bagian dari proyek perlu ditinjau, dan didokumentasikan oleh orang yang sama dengan cara yang sama pada saat bagian asli dari rencana itu disetujui.
  2. Evasiluasi setiap perubahan harus mencakup analisis dampak bagaimana perubahan dapat mempengaruhi lingkup, waktu , biaya dan kualitas barang atau jasa yang disediakan
  3. Perubahan harus didokumentasikan secara tertulis. Dan Anggota tim proyek juga harus mendokuementasikan semua pertemuan penting dan panggilan telepon.
  4. Para Manajer Proyek dan Tim harus tetap terlibat untuk memastikan sistem baru akan memenuhi kebutuhan bisnis dan tetap bekerja di lingkungan operasional.
  5. Memiliki rencana Cadangan
  6. Menggunakan Alat dan teknik seperti sistem pengendalian perubahan kontrak, review kinerja yang dilakukan oleh pembeli, inspeksi dan audit dan lain sebagainya.

Closing ( Mengakiri Pengadaan )

Merupakan Proses yang meliputi penyelesaian Setiap Kegiatan Pengadaan Proyek. dalam mengakhiri kegiatan pengadaan tim Proyek harus :

  1. Menentukan apakah semua pekerjaan selesai dengan benar dan memuaskan.
  2. Memperbarui catatan untuk mencerminkan hasil akhir.
  3. Mengarsip informasi untuk penggunaan di masa yang akan datang.

Untuk Kontrak itu sendiri harus mencakup persyaratan penerimaan dan penutupan secara formal

Adapun Alat – Alat untuk membantu penutupan kontrak yang meliputi :

Audit Pengadaan dengan menidentifikasi pelajar yang didapat melalui proses pengadaan

Sebuah Sistem Manajemen Records ( pencatatan ) yang memberikan kemampuan untuk dengan mudah mengatur , menemukan dan mengarsip dokumen – dokumen yang terkait dengan kegaiatan pengadaan.

 

Demikianlah Pembahasan mengenai Manajemen Pengadaan Proyek, Semoga bermanfaat.

Referensi :

  1. 2010. Information Technology Project  Management, Schwalbe Kathy, Thomson Course Technology 4th Edition for International Student Edition
  2. 2000. A Guide to the Project Management Body of Knowledge, Project Management Institute, Newtown Square, Pennsylvania USA
  3. 2013. Head First PMP, 3rd Edition, Jennifer Greene, Andrew Stellman, O’Reilly Media
  4. 2011. Abrar Husen,Ir.,MT., Manajemen Proyek: Perencanaan, Penjadwalan & Pengendalian Proyek, Edisi Revisi

Share dan Klik Salah Salah satu Iklan untuk Mensupport Website Ini :